1.
Öğrenci Öğrenim Hareketliliği
Bu
hareketlilik faaliyeti, Yükseköğretim Erasmus Beyannamesi ve Yükseköğretim
kurumunun var olan kurumlar arası anlaşmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.
Faaliyet,
yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin, öğreniminin bir bölümünü kurumlar
arası anlaşma ile ortak olunan yurtdışındaki yükseköğretim kurumunda
gerçekleştirmesinden ibarettir. Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi için
ayrı ayrı geçerli olmak üzere aynı akademik yıl
içerisinde tamamlanabilecek 3 ilâ 12 ay arasında bir süre (1, 2 veya bazı
ülkelerin sistemlerine göre 3 dönem) olabilir. Öğrenim kademesi ön
lisans/lisans, yüksek lisans ve doktora düzeylerini ifade eder.
Ön lisans ve lisans programlarının birinci sınıfında okuyan
öğrenciler ve mezun olmuş öğrenciler öğrenim hareketliliği faaliyetinden
yararlanamaz.
Faaliyete
katılacak öğrencilerin tam zamanlı öğrenciler olması gerekir. Öğrencilerin
diploma/derecelerinin gerektirdiği çalışmaları yurtdışında yapmak üzere, bir
tam akademik yıl için 60 AKTS; iki dönemlik akademik yılda bir dönem için 30
AKTS kredisine denk gelen programı takip etmek üzere gönderilmesi beklenir.
Takip edilen programda başarılı olunan kredilere tam akademik tanınma sağlanır;
başarısız olunan krediler ev sahibi kurumda tekrar edilir.
2.
Kayıt Donduran Öğrencilerin Durumu
Kayıt
donduran öğrenciler hareketlilikten yararlanamaz.
3. Süreler
3.1.
Tek Faaliyet İçin Asgarî ve Azamî Süreler
Faaliyetler,
Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen asgarî ve azamî sürelere uygun olarak
gerçekleştirilir.
-
Öğrenim hareketliliğinde asgarî süre 3 tam aydır.
-
Faaliyet süresinin kesintisiz gerçekleştirilmesi gerekir. Öğrenim
hareketliliğinde dönem araları (sömestr tatilleri) ve resmi tatiller, kesinti
olarak kabul edilmez.
Mücbir
sebeplerle[1]
faaliyete ara verilmesi halinde, mücbir sebebin belgelendirilebilmesi şartıyla,
asgari sürenin tamamlanamadığı faaliyetler kabul edilir ve kalınan süre
karşılığı hibe verilir.
Mücbir
sebepler dışında asgari süre tamamlanmadan öğrencilerin geri dönmesi halinde,
faaliyet geçersiz sayılır ve hibe ödenmez.
3.2.
Toplam Faaliyet Süresi Sınırı
Bir
öğrencinin aynı öğrenim kademesi içerisinde (lisans, yüksek lisans, doktora),
varsa Hayatboyu Öğrenme Programı döneminde yapılan öğrenci hareketliliği süresi
ile Erasmus+ döneminde yapılan öğrenci hareketliliği süreleri, toplamda 12 ayı
geçemez. Hibe verilmese dahi aynı öğrenim kademesi içerisinde yapılan öğrenci
hareketliliği faaliyetlerinin toplam süresinin 12 ayı geçmeyecek şekilde
planlanması gerekir.
Öğrenci
mevcut öğrenim kademesindeki eğitimini tamamlayıp yeni bir öğrenim kademesine
geçtiğinde (örneğin lisans eğitimi tamamlanıp yüksek lisans eğitimine
başlandığında), yeni öğretim kademesinde tekrar en fazla 12 aya kadar
hareketlilik gerçekleştirmesi mümkün olur.
Böylelikle
her bir öğrenim kademesinde en fazla 12 aya kadar olmak üzere, aynı kişinin en
fazla 36 aya kadar hareketlilik gerçekleştirmesi mümkündür.
Öğrenim
hareketliliği faaliyetlerinin, mesleki deneyim elde edilecek staj faaliyeti
içerecek şekilde (eşzamanlı veya takiben) gerçekleştirilmesi mümkündür. Stajı
da içeren bu faaliyet asgari 3 ay sürmeli ve öğrenim hareketliliği üzerinden
hibelendirilmelidir.
İki
kademenin birleşik olduğu programlar (bütünleşik doktora gibi) ile 2 kademenin
tek bir kademe içerisinde tamamlandığı (tıp eğitimi gibi) yükseköğretim
programlarında toplam faaliyet süresi en fazla 24 aydır.
4.
Hareketliliğe Katılacak Öğrencilerin Belirlenmesi
4.1.
Öğrenci Seçimi
Hareketliliğe
katılacak öğrenciler, yükseköğretim kurumu tarafından yapılan seçimle
belirlenir. Yükseköğretim kurumu tarafından öğrenci seçim takvimi belirlenir;
seçim yapılacağı ilan edilir ve belirlenen son başvuru tarihine kadar
başvurular alınır. Yükseköğretim kurumu aynı sözleşme dönemi için birden fazla
başvuru dönemi belirleyebilir.
Seçimler,
öğrenim ve staj hareketliliği için ayrı ayrı yapılır. Her bir faaliyet için
fakülte/bölüm bazında önceden belirlenen kontenjanlar için öğrenci seçimi
gerçekleştirilir ve her bölüm için ayrılan asil ve yedek kontenjanlar başvuru
ilanında belirtilir. Hibe kontenjanı ilanı, Merkez tarafından yükseköğretim
kurumuna tahsis edilen hibe miktarı belirli olmadan önce yapılıyorsa,
kontenjanlar tahminî olarak ilan edilir. Seçim, her fakülte/bölüm için
kontenjan dâhilinde en yüksek puanı alan öğrencilerin sıralama sonucuna göre
yapılır. Puan sıralaması sonrasında yerleştirmeler, yüksek puan alan
öğrencilerin yerleşmek istedikleri kurum tercih sıralamaları gözetilerek
yapılır.
Bir
sözleşme yılında seçilerek hibe tahsis edilen ancak hibe yetersizliğinden veya
başka sebeplerle gönderilemeyen öğrenciler, bir sonraki sözleşme yılına
“kazanılmış hak” olarak devredilmek suretiyle doğrudan gönderilemezler.
Programa katılacak öğrenciler, her sözleşme dönemi için ayrı ayrı seçim için
gereken tüm şartları sağlayarak değerlendirilir ve seçilirler. Mücbir sebeple
asgari süre tamamlanmadan geri dönülmesi durumunda bu kural uygulanmaz.
4.2.
Seçim Şartları ve Seçimde Kullanılan Belgeler
4.2.1.
Asgari Şartlar
Faaliyete
katılabilmek için öğrencilerin öncelikle aşağıdaki asgari şartları sağlamaları
gerekmektedir:
1- Öğrencinin yükseköğretim
kurumu bünyesinde örgün eğitim kademelerinin herhangi birinde (birinci,
ikinci veya üçüncü kademe)[2]
bir yükseköğretim programına kayıtlı, tam zamanlı öğrenci olması,
2- a) Birinci kademe
öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının en az 2.20/4.00 olması,
b) İkinci ve üçüncü kademe öğrencilerinin kümülatif akademik
not ortalamasının en az 2.50/4.00 olması,
3- Öğrenim hareketliliği için
yeterli sayıda ECTS kredi yükü olması[3],
4- Mevcut öğrenim kademesi
içerisinde Erasmus+ ve Hayatboyu Öğrenme (LLP) döneminde yükseköğretim
hareketliliği faaliyetlerinden[4]
yararlanmışsa, yeni faaliyetle beraber toplam sürenin 12 ayı geçmemesi.
4.2.2 Seçim Ölçütleri
Öğrenci seçimleri, asgari şartları sağlayarak başvuruda
bulunan öğrenciler arasından, Merkez tarafından ilan edilen değerlendirme
ölçütleri ve ağırlıklı puanları dikkate alınarak puanların en yüksekten aşağıya
doğru sıralanmasıyla gerçekleştirilir.
Akademik başarı ve yabancı dil sonucu ortalamasına ilave
olarak; aynı öğrenim kademesi içerisinde daha önce Hayatboyu Öğrenme Programı
veya Erasmus+ kapsamında öğrenim veya staj hareketliliğinden yararlanmış
öğrencilerin akademik başarı ve yabancı dil puanı toplamı hesaplanırken, daha
önce yararlanılan her bir faaliyet için (öğrenim-staj ayrımı yapılmaksızın)
10’ar puan azaltma uygulanır.
Hareketlilik
başvurularını değerlendirmede kullanılacak değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklı
puanlar şunlardır:
Akademik başarı düzeyi |
%50 (toplam 100 puan
üzerinden) |
Dil seviyesi |
%50 (toplam 100 puan
üzerinden) |
Şehit ve gazi çocuklarına |
+15 puan[5] |
Engelli öğrencilere
(engelliliğin belgelenmesi kaydıyla) |
+10 puan |
2828 Sayılı Sosyal
Hizmetler Kanunu Kapsamında haklarında korunma, bakım veya barınma kararı
alınmış öğrencilere |
+10 puan[6] |
Daha önce yararlanma
(hibeli veya hibesiz) |
-10 puan |
Vatandaşı olunan ülkede
hareketliliğe katılma |
-10 puan |
Hareketliliğe seçildiği
halde süresinde feragat bildiriminde bulunmaksızın hareketliliğe katılmama |
-10 puan |
İki hareketlilik türüne
birden aynı anda başvurma (öğrencinin tercih ettiği hareketlilik türüne
azaltma uygulanır) |
-10 puan |
Hareketliliğe seçilen
öğrenciler için: Yükseköğretim kurumu tarafından hareketlilikle ilgili olarak
düzenlenen toplantılara/eğitimlere mazeretsiz katılmama (öğrencinin Erasmus’a
tekrar başvurması halinde uygulanır) |
-5 puan |
Dil sınavına gireceğini
beyan edip mazeretsiz girmeme ( öğrencinin Erasmus’a tekrar başvurması
halinde uygulanır) |
-5 puan |
Tablo-1
Seçim Ölçütleri ve Ağırlıklı Puan Tablosu
Daha
önce yararlanma durumunda “-10 puan” uygulanması, önceki öğrenim kademesinde
gerçekleştirilen veya yükseköğrenim öğrenci/staj hareketliği dışındaki
hareketlilikler için uygulanmaz. Hareketlilik gerçekleştirmiş bir öğrencinin
aynı öğrenim kademesi içerisinde tekrar başvurması halinde uygulanır.
Aynı
öğrenim kademesi içerisinde daha önceki bir seçim döneminde seçilmiş, fakat
mücbir bir sebebe dayanmaksızın, faaliyetini gerçekleştirmemiş öğrenciler için,
hak kazanmış olunmasına rağmen, faaliyetin gerçekleştirilmediği her faaliyet
için “-10 puan” azaltma uygulanır. Yükseköğretim kurumunun vazgeçişleri
öngörerek öğrencilere vazgeçtiklerini bildirmeleri için bir süre tanımaları ve
öğrencilerin bu süre içerisinde vazgeçtiklerini bildirmeleri halinde puan
azaltma uygulanmaz.
Yükseköğretim
kurumunun öğrenim ve staj hareketliliği seçimlerini aynı başvuru ve
değerlendirme süreci içerisinde gerçekleştirmesi halinde; daha önce
hareketlilikten faydalanmayan bir öğrencinin hem öğrenim, hem staj faaliyetine
aynı zamanda başvurması durumunda, “-10 puan” azaltmanın hangi faaliyette
uygulanacağı öğrencinin tercihine bırakılır. Bu durumda öğrenciden hangi
faaliyette azaltma uygulanmasını tercih ettiğine yönelik bir dilekçe alınır.
Daha önce hareketlilikten faydalanmış bir öğrencinin hem öğrenim, hem staj
faaliyetine aynı zamanda başvurması durumunda, daha önce faydalandığı
hareketlilik türünden “-10” puan, başvurduğu ikinci hareketlilik türünden ise
“-20” puan azaltma uygulanır. Azaltmalar öğrencinin toplam puanı üzerinden
yapılır. Çift anadalda öğrenim gören öğrenciler aynı başvuru döneminde sadece
bir anadaldan hareketliliğe başvurabilirler.
Öğrencilerin
puan sıralaması, bölüm veya fakültelere ayrılan kontenjanlara göre ilgili
bölüm/fakülte içerisinde yapılır.
4.2.3
Not Dökümü
Öğrencinin
not ortalamasının başvuru aşamasında asgari şartları sağlaması gerekir. Not
ortalamasının tespitinde öğrencinin almış olduğu en son transkript kullanılır.
Öğrencisi olunan (seçimlerin yapıldığı) yükseköğretim kurumu tarafından verilen
güncel transkriptin kullanılması esas olmakla birlikte, yüksek lisans ve
doktora düzeyinde ilk dönem başvuran ve henüz seçim yapılan yükseköğretim
kurumunda transkripti oluşmamış öğrenciler için bir önceki yükseköğretim
kademesinde alınan mezuniyet notu kullanılır. Benzer şekilde, yatay veya dikey
geçişle başka bir yükseköğretim kurumundan geçiş yapmış ve henüz seçim yapılan
yükseköğretim kurumunda bir not ortalaması oluşmamış öğrenciler için geldikleri
yükseköğretim kurumundan aldıkları son transkriptte yer alan not ortalamaları
dikkate alınır. Eczacılık, Tıp veya Diş Hekimliği fakültelerinden mezun olarak
merkezi sınavlarla (TUS, DUS, EUS) bir yükseköğretim kurumuna yerleştirilerek
uzmanlık eğitimine devam eden kişiler, ilgili yükseköğretim kurumunun kayıtlı
öğrencisi statüsünü taşımıyorlarsa Erasmus öğrenci hareketliliğinden
yararlanamazlar.
4.2.4 Yabancı Dil
Yükseköğretim kurumları,
başvuran bütün öğrencilere eşit uygulanabilir bir yabancı dil düzeyi belirleme
ölçütü oluşturmalıdır.
Sınav sonuçlarının
değerlendirilmesinde, varsa, konuşma düzeyini tespit eden sınav sonucunun toplam yabancı dil sınav sonucuna etkisi
%25’ten fazla olamaz.
Sınava katılacak öğrenci sayısını
belirleyebilmek ve sınav düzenlenmesine ilişkin masraflara ayrılan kaynakların
israfını engellemek üzere sınava başvurup da mücbir bir sebep olmaksızın
katılmayan öğrencilerden, yükseköğrenim kapsamındaki herhangi bir hareketliliğe
tekrar başvurmaları halinde, ağırlıklı seçim puanlarından “-5 puan”
düşürülebilir. Mazeretsiz yabancı dil sınavına katılmama durumunda öğrenci için
yapılan harcamalar için öğrenciye rücu edilebilir.
Yabancı Dil Barajı Uygulaması:
Yükseköğretim kurumu, kendi öncelikleri
çerçevesinde, öğrenci seçiminde asgari bir yabancı dil düzeyi belirleyebilir ve
asgari düzeyi (baraj) geçemeyen öğrencileri göndermeyebilir. Baraj uygulaması,
aşağıdaki şekillerde gerçekleştirilmektedir:
- Sözlü sınava girebilmek üzere yazılı
sınavdan asgari not alınması,
- Seçilebilmek için toplam yabancı dil
sınav sonucunun asgari düzeyde olması.
4.3. Başvuru İlanı
Öğrenim hareketliliği için kurumlar
arası anlaşmalar ve kontenjan sayıları Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü internet sayfasında ilan edilir.
Başvuruların başladığı, internet
sayfası üzerinden ilan edilerek duyurulur ve başvuru çağrısı yapılır.
Öğrenim hareketliliğinde ortak olunan
yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim dili, öğrencilerin derslere katılım
sağlamaları ve akademik çalışmalarını yerine getirebilmeleri için önemlidir.
Öğrencilerin gittikleri kurumda hangi dilde öğrenim görecekleri, akademik
takvim, konaklama vb. konuları araştırmaları gerekmektedir.
4.4. Başvuru
Programa başvurmak isteyen
tüm öğrencilerin başvuruları alınır; hiçbir öğrencinin başvuruda bulunması
engellenemez. Başvuran öğrencilerin başvuruları yükseköğretim kurumu tarafından
kayıt altına alınır ve başvurular tamamlandıktan sonra “uygunluk kontrolü” (eligibility
check) aşamasından geçer.
Uygulama El Kitabı’nda
belirtilen uygunluk şartlarının yer aldığı bu formda “uygun olmayan” gruba
giren öğrencilere durumları, sebepleriyle birlikte yazılı olarak bildirilir.
4.5. Seçim Kararı
Öğrenci seçiminin
rektörlükçe resmi görevlendirme ile görevlendirilmiş, en az üç asıl ve yeteri
kadar yedek üyeden oluşan bir komisyon tarafından yapılması gerekir.
4.6. Seçim Sonuçlarının İlanı
Seçim sonuçları, başvuran bütün
öğrencilerin, değerlendirmeye tabi tutulan bütün alanlarda aldıkları puanları
içerecek şekilde Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü internet
sayfasında yayımlanır.
4.7. Seçim Sonuçlarına İtiraz
Yükseköğretim kurumu, seçim sonuçlarına
itirazı olan öğrencilerin itirazlarını bildirebilecekleri resmi bir süreç
belirler ve ilan eder.
5. Seçim Sonrası Süreç
Öğrencilerin kendi yükseköğretim
kurumlarında seçildikten sonra faaliyeti gerçekleştirebilmeleri için
gidecekleri kurumlardan da kabul almaları gerekir. Öğrencilerin başvurularının
akabinde kabul alamamalarından yükseköğretim kurumu sorumlu tutulamaz.
Öğrencinin yurtdışına çıkış işlemleri,
yurtdışında kalınacak yer temin edilmesi, pasaport ve vize işlemleri öğrencinin
sorumluluğundadır. Yükseköğretim kurumunun belirtilen konularda öğrencilerine
destek ve yardımcı olması beklenir.
6. Hibe Desteği, Süre ve Hibe
Hesaplamaları
6.1. Gidilen Ülkelere Göre
Aylık Hibe Miktarları
Öğrencilere yurtdışında
geçirdikleri faaliyet süreleri boyunca yurtdışında olmalarından kaynaklanan
ilave masraflarına yardımcı olmak üzere hibe verilmektedir. Hibeler,
öğrencilerin faaliyetle ilgili masraflarının tamamını karşılamaya yönelik
değil, yalnızca katkı niteliğindedir.
Öğrenci hareketliliği
faaliyetlerinin gerçekleştirilebileceği ülkeler hayat standardı düzeylerine
göre 3 gruba ayrılmış ve ülke grupları için aylık öğrenim hibeleri
belirlenmiştir. Ülke grupları ve bu ülkelere gidecek öğrencilere verilecek
aylık hibe miktarları aşağıdaki tabloda yer almaktadır:
Ülke Grupları |
Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler |
Aylık Hibe Öğrenim (Avro) |
1.
ve 2. Grup Program Ülkeleri |
Birleşik Krallık,
Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg,
Norveç, Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya,
İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan, |
500 |
3.
Grup Program Ülkeleri |
Bulgaristan, Çek
Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Makedonya,
Polonya, Romanya, Sırbistan, Slovakya, Slovenya, Türkiye |
300 |
Tablo-2 Ülke gruplarına
göre aylık hibe miktarları tablosu
6.1.1 Ekonomik Açıdan
İmkânları Kısıtlı Öğrencilere İlave Hibe
Öğrenim hareketliliği (SMS)
için seçilen ekonomik açıdan imkânı kısıtlı öğrencilere Tablo-2’de belirtilen
aylık hibe miktarlarına ek olarak öğrenim hareketliliği bütçesinden aylık 100 €
ilave hibe ödenir. 29.05.1989 tarih ve 3294 Sayılı Sosyal Yardımlaşma ve
Dayanışmayı Teşvik Kanunu’nun 2. Maddesi kapsamında anne veya babasına ya da
kendisine muhtaçlık aylığı bağlanan öğrenciler ekonomik açıdan imkânı
kısıtlılara yönelik ilave hibe imkânından yararlanırlar. Hareketliliğe seçilen
öğrencinin ilave hibeden yararlanmak için Hibe Sözleşmesi imzalanmadan önce
Erasmus ofisine başvurarak bağlı bulunduğu Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl
Müdürlüğü’nden alacağı yukarıda belirtilen Kanun kapsamında muhtaçlık aylığı
aldığına dair belgeyi ibraz etmesi gereklidir.
6.2. Süre ve Hibe
Hesaplamaları
Öğrencilerin faaliyet
süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce kabul mektubuna göre tahminî
olarak hesaplanır. Kesin faaliyet süresi, katılım sertifikasında bulunan
faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre hesaplanır[7].
Öğrenciye verilecek hibe “Hareketlilik
Aracı (MT+)” kullanılarak hesaplanır.
Hareketlilik aracında
başlangıç-bitiş tarihleri girilerek ve varsa kesinti süreleri çıkartılarak
hesaplanan faaliyet süresinin, asgarî süreyi karşılaması gerekmektedir.
Örneğin; öğrenim hareketliliğinde 2 ay 25 gün sürdüğü hesaplanan bir faaliyet,
öğrencinin erken dönmesini zorunlu kılacak bir mücbir sebep yoksa asgarî
faaliyet süresi şartına uygun olmadığı için kabul edilmez.
7. Öğrenciye Yapılacak
Ödeme
Öğrencilerin ilk ödemeleri, standart
öğrenci sözleşmesinde yer aldığı üzere, %70 ile %100 arasında hangi oranda
olacağı yükseköğretim kurumu tarafından belirlenen ve tüm öğrenciler için aynı
oranda uygulanacak ilk ödeme oranına göre 2 taksitte yapılır. Ödemeler Avro
cinsinden yapılır.
İlk ödemeler, sözleşmenin her iki
tarafça da imzalanmasını izleyen 30 takvim günü içerisinde yapılır.
Öğrencinin öngörülen hibelendirme
süresinden daha kısa süre ile faaliyet gerçekleştirmesi halinde, kesin faaliyet
süresi için hesaplanandan daha fazla ilk ödeme yapılmışsa, fazla miktarın
öğrenciden iadesi istenir.
Öğrencinin sözleşmesinde belirlenen
azamî miktar, öğrenciye verilebilecek en yüksek tutara işaret etmektedir.
Faaliyet süresinin öngörülenden daha kısa sürmesi halinde, öğrenciye yapılacak
toplam ödeme azamî hibe miktarının altında kalır. Ancak faaliyetin öngörülenden
daha uzun sürmesi ve verilecek hibenin sözleşmede belirtilen azami tutardan
daha fazla olması söz konusu olduğunda, azamî hibe tutarındaki artış için ek
sözleşme düzenlenmelidir.
Faaliyetine başlamış ve ödemesi
yapılmış öğrencinin faaliyet süresinin hibeli olarak uzatılması durumunda,
azamî hibe miktarının artışına yönelik öğrenci ile imzalanan ek sözleşmeyi
takiben, öğrenciye, yenilenen azamî hibe miktarının ilk ödeme oranına göre
belirlenen miktara tamamlayacak ödemesi yapılır.
8. Ödemede Kesinti Yapılması
Zorunlu OLS sınavını, gidiş öncesinde
ve dönüşte almayan ve katılımcı anketini doldurmayan öğrencilere %5’ten fazla
olmamak üzere kesinti yapılabilir.
Öğrencilerin faaliyet süreleri, katılım
belgelerinde belirtilen faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre belirlenir;
olağan durumda öğrencilerden ek belge istenmez. Ancak, belge üzerindeki
faaliyet başlangıç-bitiş tarihinin gerçek tarihleri içermediğinin veya
öğrencinin resmî tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın
devam etmesi gereken tarihlerde misafir olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrıldığının
açıkça bilindiği durumlarda ek araştırma yapılmasına gerek görülmüş ve
öğrencinin aralıksız olarak 7 (yedi) takvim gününden (hafta sonu dâhil) fazla
süre ile misafir olunan kurumdan ayrıldığı tespit edilmişse, söz konusu ayrı
kalınan toplam gün sayısı için hibe ödemesi yapılmaz. Daha önce ödeme
yapılmışsa, ödemenin iadesi talep edilir.
Hareketliliğe katılımı kanıtlayan
belgelerin (katılım sertifikası, transkript) teslim edilmemesi durumunda
hareketlilik geçersiz sayılır ve öğrenciye hibe ödenmez; başlangıçta ödenen
hibe tahsil edilir.
Öğrencilerin,
-
Yurtdışında bulundukları süre içinde derslerine
devam etmedikleri, sınavlarına girmedikleri ve/veya öğrenci olarak yapmakla
yükümlü oldukları sorumluluklarını yerine getirmedikleri tespit edildiğinde ve
bu durum belgelendirildiğinde,
- Erasmus
uzmanları tarafından belirtilen son tarihe kadar dönüş belgelerini Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı/Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim etmediklerinde,
Hibelerinde
iade/kesinti yapılabilir.
9. Akademik Tanınma
Yükseköğretim
kurumu, yurtdışında geçirilen öğrenim dönemine tam tanınma sağlamakla
yükümlüdür. Bu sebeple, ortak olunan kurumların
ders içeriklerinin uygunluğunun kontrol edilmesi, yurtdışında geçirilecek
dönemin denkliği ve buna bağlı olarak tanınmanın sağlanması için gereklidir.
Öğrencinin öğrenimini
tamamlaması için gerekli olmayan araştırma çalışmaları veya tanınma
sağlanamayacak faaliyetler kapsamında öğrenim hareketliliği gerçekleştirilmesi
uygun değildir.
Öğrenim Hareketliliği:
Öğrenim faaliyeti başlamadan önce tanımlanmış ders programı, tüm taraflarca Öğrenim
Hareketliliği İçin Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Studies) imzalanması
suretiyle yazılı olarak teyit edilir. Buna ek olarak kendi yükseköğretim kurumu
için Akademik Tanınma formu da hazırlamalıdır. Çeşitli sebeplerle öğrenim
anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin, gidilen yükseköğretim kurumunda
akademik dönemin başlamasını takiben en geç 4 – 7 hafta içerisinde yapılmış
olması ve anlaşmanın taraflarınca değişiklik talep edildikten sonra en geç 2
hafta içinde onaylanması gerekir. Yararlanıcı
kurum, bu anlaşmada belirtilen derslerden öğrencinin başarılı olması durumunda
tam tanınmanın sağlanacağını garanti eder. Akademik tanınmayı garanti etmek
üzere, Akademik Tanınma Formunun fakülte/enstitü yönetim kurulundan geçirilmesi
gerekmekte, takip edilecek ders programında değişiklik olması halinde Learning
Agreement, Akademik Tanınma Formu ve fakülte/enstitü yönetim kurulu kararı
güncellenmelidir. Böylelikle tanınma sistematik olarak gerçekleştirilmeli;
öğrenci, faaliyeti sona erdikten sonra tanınma hakkını elde etmek üzere
akademik veya idari personeli ayrıca ikna etmek zorunda bırakılmamalıdır.
Tam Tanınma şu şekilde gerçekleştirilmelidir:
Misafir olunan kurumda alınan ve öğrencinin öğrenim anlaşmasında yer
alan derslerin/stajın orijinal isimleri ve kredilerinin transkript ve
Diploma Eki’nde yer alması dipnotlarda
açık bir şekilde, öğrencinin Erasmus+ kapsamında hareketlilikten
faydalandığının belirtilmesi gerekmektedir. Ayrıca transkript ve Diploma Eki
6.1’de[8]
hangi derslerin Erasmus+ kapsamında ve hangi yükseköğretim kurumunda alındığı
anlaşılır bir şekilde gösterilmelidir.
10. Çevrimiçi Dil Desteği
(OLS)
10.1. Çevrimiçi Dil
Desteğinin Kapsamı
Yükseköğretimde öğrenci
hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu
tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır.
Çevrimiçi Dil Desteği,
Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca Çekçe, Danca
(Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe, Bulgarca,
Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça, İrlandaca, Estonca, Letonca,
Litvanyaca, Slovence ve Maltaca dillerinde sunulmaktadır. Yurtdışı hareketlilik
faaliyetlerini bu dillerde gerçekleştirecek öğrenciler bu sisteme tâbidir.
Ancak bu dillerde faaliyet gerçekleştirecek öğrenciler arasında faaliyet
gerçekleştirecekleri dil kendi ana dili olan öğrenciler için çevrimiçi dil
desteği uygulanmaz.
Çevrimiçi dil desteği,
öğrencilerin girmekle yükümlü olduğu sınavları ve isteğe bağlı çevrimiçi dil
kursu desteğini içermektedir:
- Zorunlu Sınavlar:
Öğrenim hareketliliği
gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve
faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, OLS sistemi üzerinden
iki adet sınav olurlar. İlk sınavdan C2 alan katılımcıların ikinci sınava girme
zorunlulukları bulunmamaktadır.
Sınav, öğrencinin gittiği
kurumda öğrenim faaliyetini gerçekleştireceği dilde yapılır. Birden fazla
sayıda faaliyet gerçekleştiren öğrenciler, faaliyetler birbirini takip etse
dahi, her faaliyet için ayrıca OLS sınavı alırlar.
Sınavlar öğrencilerin
seçilmiş olma durumlarını etkilememektedir. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan
sınavlar, öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen
değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınav da zorunludur.
Zorunlu olduğu halde bu sınavları almayan öğrencilerin hibelerinde bu El
Kitabı’nın II.8. Maddesindeki hükümlere göre kesinti yapılır. Mücbir sebep
halleri saklıdır. Zorunlu OLS sınavları hareketliğe seçim aracı olarak
kullanılamaz.
Sınav sonuçları yalnızca
öğrenci ve öğrenciyi gönderen yükseköğretim kurumu tarafından görülebilir.
- İsteğe Bağlı Dil Kursları:
Dil sınavına girdikten
sonra öğrenciler, sınav sonuçlarına göre kendilerini yetersiz bulmaları halinde
veya yükseköğretim kurumlarının önerisiyle, faaliyetlerine başlamadan önce
kendi isteklerine bağlı olarak çevrimiçi dil kurslarına katılabilirler.
Almanca,
İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Felemenkçe ve Portekizce
dillerinde sınava girip sınav sonucunda B2 ve üzerinde; Bulgarca, Çekçe, Danca,
Yunanca, Hırvatça, Macarca, Lehçe, Romence, Slovakça, Fince ve İsveççe
dillerinde sınava girip sınav sonucunda B1 ve üzerinde alan öğrenciler
isteklerine bağlı olarak gittikleri ülkenin dilinde çevrimiçi dil kursundan
yararlanabilirler. Bu öğrencilere kurs ataması yine yükseköğretim kurumu
tarafından yapılır. Hareketlilik başlangıcında aktif hale gelen çevrimiçi dil
kurslarına azami 13 ay olmak üzere katılımcılar hareketlilik bitiminden sonra
iki ay daha devam edilebilirler.
10.2. Çevrimiçi Dil
Sınavları ve Kurslarına Katılım
Öğrencilerin sınav ve dil
kursuna katılabilmeleri yükseköğretim kurumları tarafından sağlanmaktadır.
Yükseköğretim kurumu gidiş öncesinde ve hareketlilik bitiminde zorunlu
sınavları öğrenciye atamakla yükümlüdür. Yükseköğretim kurumu kendisine tahsis
edilen sınav haklarını, OLS sistemi vasıtasıyla, her dil için, o dilde faaliyet
gerçekleştirecek öğrencilerine tanımlar. Kurs alacak öğrencilere kurs
lisanslarını ayrıca tanımlar.
Öğrencilere lisans verme
işlemleri öğrencilerin e-posta adreslerinin sisteme girilmesi ile mümkün olur.
Öğrenciler, e-posta adreslerine gönderilen web sayfası bağlantısı üzerinden
sınavlarını ve kurslarını alırlar.
11. Planlanan Faaliyet
Dönemi Tamamlanmadan Dönülmesi
Avrupa Komisyonu tarafından
ilan edilen Genel Teklif Çağrısı’nda belirtildiği üzere, öğrenci öğrenim
hareketliliği faaliyetleri asgari 3 ay sürer. Asgari süreler mücbir sebepler
dışında azaltılamaz. Hareketlilik süresinin asgari sürenin altında olması
durumunda söz konusu hareketlilik için hibe ödemesi yapılmaz. Ancak Hareketlilik
Aracına bu öğrenci için giriş yapılır.
Öğrencilerin, mücbir
sebeplerle (zorunluluk sebepleri, ailevi sebepler, sağlık sebepleri, doğal afet
gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda,
öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrenciye verilir.
Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla
miktarın iadesi istenir.
12. Faaliyet Süresine Ara
Verilmesi
Asgari faaliyet süresi
sağlanmadan şahsî bir mücbir sebepten dolayı öğrencinin geri dönmek zorunda
kalması halinde, aşağıdaki şartların sağlanması şartıyla öğrencinin faaliyetini
tekrar etme imkânı vardır:
- Yeni faaliyet,
tamamlanamayan faaliyetle aynı türde olmalıdır.
-Yeni bir öğrenim anlaşması
imzalanmalıdır.
-Tamamlanamayan dönem ve
telafi için verilen dönem ayrı ayrı raporlanmalıdır.
Asgari faaliyet süresinden daha uzun süre kalan bir öğrencinin şahsî bir
mücbir sebepten dolayı geri dönmek zorunda kalması halinde, öğrenciye
tamamlayamadığı faaliyetini telafi etmek üzere tekrar gitme imkânı tanınmaz.
Genele etki eden mücbir
sebeplerden (gidilen bölgede doğal afet olması, grev yapılması vb.) dolayı
öngörülen faaliyet süresini tamamlayamadan dönen öğrencilerin durumları
hakkında, Ulusal Ajans ve Avrupa Komisyonu her bir örnek olayı ayrı ayrı
inceleyerek, örneğin faaliyetin kabul edilmesi veya tekrar edilmesine imkân
tanınmasına yönelik toplu olarak uygulanacak karara varır.
13. Vatandaşı Olunan Ülkeye
Gidiş
Program Ülkelerinden
birinin vatandaşı olup da, Türkiye’de ikamet eden bir öğrencinin hareketlilik
faaliyeti ile vatandaşı olduğu ülkeye gitmesi mümkündür; ancak değerlendirme
sürecinde bu öğrencilere bu El Kitabı’nın 4.2.2. Maddesi uyarınca düşük öncelik
verilir.
14. Elektronik Belge
Kullanılması
Öğrenci ile yükseköğretim
kurumu tarafından imzalanan sözleşmenin ıslak imzalı olması gerekmektedir.
Bunun dışındaki belgeler için öğrencilerden öncelikle orijinal ıslak imzalı
belgeleri sunmaları istenir. Ancak ıslak imzalı belgelerin temin edilemediği
durumlarda, gerçek olduğundan emin olunan belgeler (örneğin öğrenci tarafından
sunulmakla birlikte ortak kurum yetkilileri tarafından teyit edilen veya
doğrudan ortak kurum tarafından gönderilen belgeler) ıslak imzalı olmadan da
(fotokopi, pdf ve jpeg gibi elektronik formatlar) kabul edilir.
15. Hibesiz (“0” Hibeli)
Öğrenci Olma Durumu
Öğrenciler, istedikleri
takdirde hibe almaksızın faaliyetlere katılabilirler.
Hibesiz öğrenciler de diğer
başvurularla beraber genel değerlendirmeye tabi tutulur ve hibeli öğrencilerle
aynı süreçten geçer. Hibesiz öğrencinin farkı, öğrencinin bütçe hesaplamalarına
dâhil edilmemesi ve kendisine ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması öğrencinin
seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir.
Değerlendirme ölçütleri ve
ağırlıklarına göre öğrenciler seçildikten sonra, yükseköğretim kurumuna tahsis
edilen bütçe kapsamında maddi olarak desteklenemeyen kontenjan kalması halinde,
hibe almadan gitmek isteyen öğrenciler arasında ayrıca bir değerlendirme
yapılabilir. Burada da tarafsızlık ve şeffaflık kuralları gereği genel
değerlendirme ölçüt ve ağırlıkları dikkate alınarak öğrenci seçimi
gerçekleştirilir.
Her bir öğrenim
kademesinde, hibesiz de olsa 12 aydan fazla hareketlilik gerçekleştirilemez.
16. Akademik Ücretler
Misafir olunan
yükseköğretim kurumu, Erasmus+ kapsamında gelen öğrenciden herhangi bir
akademik ücret talep edemez. Akademik ücret; öğrenim ücreti, kayıt ücreti,
sınav ücreti, laboratuvar ücreti ve kütüphane ücretini kapsar.
Ancak sigorta, oturma izni, indirimli ulaşım kartı, akademik malzemelerin
fotokopisi, laboratuvar ürünlerinin kullanımı gibi çeşitli materyallerin
kullanılması için gerekli ücretler konusunda yükseköğretim kurumunun diğer
öğrencileri nasıl ödeme yapıyorsa, aynı miktarda ücret talep edilebilir.
Öğrenciler yurtdışında faaliyet
gerçekleştirdikleri süre zarfında kendi yükseköğretim kurumlarına varsa normal
olarak ödedikleri harç/öğrenim ücretlerini ödemeye devam ederler. Ders
kayıtlarını ise faaliyetleri bitip de kedi yükseköğretim kurumlarına döndükten
sonra yaparlar.
17. Ulusal Hibe ve Burslar
Hareketlilik faaliyetine
katılan öğrencilerin yurtdışında faaliyetlerini gerçekleştirdikleri süre
zarfında, hâlihazırda aldıkları yükseköğretim bursları ve kredileri devam eder.
Bu kazanım, öğrencinin yurtdışındaki öğrenim/staj faaliyeti sırasında
sonlandırılamaz, kesintiye uğratılamaz ve azaltılamaz.
18. Sigorta Yükümlülükleri
Faaliyetlere katılan
öğrencilerin ilgili faaliyet türlerine göre zorunlu olan sigortalarını
yaptırmaları gerekmektedir. Yükseköğretim kurumu sigortaların yapıldığını
kontrol eder ve yapıldığından emin olur. Hangi sigortaların zorunlu olduğu
öğrenci sözleşmesinde belirtilmektedir.
19. Özel İhtiyaç Desteği
Erasmus+ Programı, özel
ihtiyaç sahibi kesimin programa katılımını teşvik etmektedir. Özel ihtiyacı
olan kişi, ek finansal destek olmadığı takdirde kişisel fiziksel durumu,
zihinsel durumu veya sağlık durumu, hareketlilik faaliyetine katılmasına izin
vermeyen potansiyel katılımcıdır. Özel ihtiyaç desteği sahibi katılımcı
seçildikten sonra, katılımcının ek hibe talebi varsa, yaklaşık ek masrafları
belirlenir ve ilave hibe talep edilir.
Başvuru formunda, özel
ihtiyaç desteğine niçin ihtiyaç duyulduğunun açıklanması, kanıtlayıcı
belgelerin eklenmesi (örneğin özel ihtiyaç desteği engelliliğe ilişkinse,
engelliliğe ve düzeyine ilişkin bilgileri veren doktor raporu (3 aydan eski
olmayacak şekilde) veya engellilik kartı fotokopisi, kronik hastalıklar için
doktor raporu) gerekir. Forma ayrıca gidilecek yükseköğretim kurumunun misafir
edeceği öğrencinin özel ihtiyaç desteğine gereksinim duyan bir katılımcı
olduğundan haberdar olduğu bilgisi ve uygun donanıma sahip olduğuna ilişkin
taahhüdünü içeren belgeler eklenir. Talep edilen ilave hibe miktarları ve neden
ihtiyaç duyulduğu formda istenildiği şekilde detaylıca gösterilmelidir. Talep
edilen hibe, özel ihtiyaç desteği sahibi katılımcının faaliyete katılımını
mümkün kılma amacıyla doğrudan ilişkili olmalıdır.
Özel İhtiyaç Desteği
başvuruları öğrencinin halen almakta bulunduğu diğer mali desteklerle ilgili
bilgi vermek ve bunların yurtdışında geçirilecek bir hareketlilik dönemi için
niçin yetersiz olduğunu açıklamak zorundadır.
Yükseköğretim kurumları
başvuru formlarının doğru ve tam olmasını sağlamakla görevlidir ve öğrencinin
ihtiyaçlarını karşılamak üzere gerekli düzenlemeler misafir olunan
yükseköğretim kurumu tarafından yapılmalıdır.
Kaynak:
Avrupa
Birliği Eğitim
ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından hazırlanan
Erasmus+ Ana Eylem 1:
Bireylerin Öğrenme Hareketliliği
Yükseköğretimde Öğrenci ve
Personel Hareketliliği
Yükseköğretim Kurumları için
El Kitabı
2019 Sözleşme Dönemi
[1] “Mücbir
sebep”, taraflardan herhangi birinin, sözleşmeden doğan herhangi bir
yükümlülüğünü yerine getirmesine engel olan; tarafların, taşeronlarının, bağlı
kuruluşlarının veya uygulamada görev alan üçüncü tarafların hata veya
ihmalinden kaynaklanmayan ve gösterilen tüm özen ve dikkate rağmen kaçınılmaz
olan ve önceden tahmin edilemeyen, tarafların kontrolünün dışındaki istisnai
herhangi bir durum veya olay anlamına gelir. Bir hizmetin sunulmaması, ekipman
veya malzemelerdeki kusurlar veya bunların zamanında hazır edilmemesi, doğrudan
bir mücbir sebepten ve ayrıca işgücü anlaşmazlığı, grev veya mali sıkıntılardan
kaynaklanmadığı müddetçe, mücbir sebep olarak öne sürülemez.
[2] Birinci kademe: Ön lisans,
lisans; ikinci kademe: yüksek lisans; üçüncü kademe: doktora, tıpta
ihtisas.
[3]
Avrupa Komisyonu’nun ECTS Rehberi’ne göre
yeterli sayı, bir akademik yıl için 60 AKTS kredisidir. Ayrıntılı bilgi için
bk. http://ec.europa.eu/education/ects/users-guide/docs/ects-users-guide_en.pdf
[4]
Mevlana, TÜBİTAK, Yurtdışı Türkler ve Akraba Topluluklar Başkanlığı
kapsamındaki benzer programlardan yararlanma dâhil değildir.
[5]
Muharip gaziler ve bunların eş ve çocukları ile harp şehitlerinin eş ve
çocuklarının yanı sıra 12/4/1991 tarih ve 3713 sayılı Terörle Mücadele
Kanunu’nun 21. Maddesine göre “kamu görevlilerinden yurtiçinde ve yurtdışında
görevlerini ifa ederlerken veya sıfatları kalkmış olsa bile bu görevlerini
yapmalarından dolayı terör eylemlerine muhatap olarak yaralanan, engelli hâle
gelen, ölen veya öldürülenler”in eş ve çocukları ile 23 Temmuz 2016 tarih ve
667 sayılı KHK’nin 7. Maddesi uyarınca, 15 Temmuz
2016 tarihinde gerçekleştirilen darbe teşebbüsü ve terör eylemi ile bu eylemin
devamı niteliğindeki eylemler sebebiyle hayatını kaybedenlerin eş ve çocukları
veya malul olan siviller ile bu kişilerin eş ve çocukları Erasmus+ öğrenci
hareketliliğine başvurmaları halinde önceliklendirilir.
[6]
Önceliklendirme için öğrencinin Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı’ndan
hakkında 2828 sayılı Kanun uyarınca koruma, bakım veya barınma kararı olduğuna
dair yazıyı ibraz etmesi gerekir.
[7] Yükseköğretim Kurumuyla
Yapılan Hibe Sözleşmesi EK III-Mali ve Akdi Şartlar I.2.B maddesi hükümleri
esastır.
ERCİYES ÜNİVERSİTESİ ERASMUS ÖĞRENCİ REHBERİ
1. AŞAMA:
İLETİŞİM
·
Erasmus öğrencisi
olarak seçildikten sonra, bölümünüzdeki Erasmus temsilciniz ve Dış İlişkiler
Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ndeki Erasmus Uzmanı ile iletişim
halinde olunuz. Bölüm Erasmus temsilciniz değişim sürecinde sizin
akademik danışmanınız olacaktır. Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ndeki Erasmus uzmanları
ise idari konularda size destek vereceklerdir. Sizinle haberleşme e-posta aracılığıyla yapılacaktır. E-postanızı ve web
sayfamızı (http://erasmus.erciyes.edu.tr/
) sık sık kontrol ediniz.
·
Gideceğiniz
üniversitenin web sayfasını dikkatle inceleyiniz. Akademik takvim, eğitim dili,
konaklama imkânları, alacağınız derslerin listesi ve ECTS kredileri gibi
konularda bilgi edininiz. Web sayfasında ders listesine ve ECTS
kredilerine ulaşamazsanız, durumu bölüm
Erasmus temsilcinize bildirerek misafir
olacağınız kurumla iletişim kurarak ders listesine ulaşmasını isteyebilirsiniz
veya kendiniz de doğrudan yazışabilirsiniz. İlgili belgeleri doldurabilmek için
bölüm Erasmus temsilciniz ile görüşerek
misafir olacağınız kurumda alacağınız dersleri belirleyiniz.
2. AŞAMA:
SEÇİLEN ÖĞRENCİLERİN KARŞI ÜNİVERSİTEYE BİLDİRİLMESİ
·
Gidecek öğrencilerin kesin listesi Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü web sayfasında
yayınlandıktan sonra Erasmus uzmanları karşı üniversitelere, öğrencilerin
akademik ve iletişim bilgilerini içeren e-posta gönderir.
·
Erasmus uzmanı, aynı e-postanın kopyasını
öğrenciye de gönderir. Öğrenci, devam eden süreçte kendisi de karşı kurumla
direkt olarak yazışabilir.
3. AŞAMA: EVRAK
Gitmeye
hak kazanan öğrencilerin Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü’ndeki uzmana teslim etmeleri gereken evraklar:
- Application Form:
Gideceğiniz üniversitenin web sayfasından temin edip 2 nüsha halinde hazırlamalısınız.
(Nüshalardan birisi ofisteki dosyanızda tutulacaktır.) Gideceğiniz üniversite
online application alıyorsa bunun çıktısını alıp Erasmus Uzmanınıza teslim
etmeniz yeterlidir.
- Learning Agreement: Gideceğiniz
üniversitenin web sayfasından temin edip 2 nüsha halinde hazırlamalısınız.
(Bölüm temsilcisi tarafından imzalanacaktır.) (Nüshalardan birisi ofisteki
dosyanızda tutulacaktır. Yerleştirildiğiniz kurumun kaç nüsha talep ettiğiyle
ilgili olarak hazırlık yapmanız beklenir)
- Akademik Tanınma Formu ve Fakülte Yönetim Kurulu
Kararı: Erciyes Üniversitesi, Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı /
Erasmus Koordinatörlüğü’nün web sitesinden temin edip 3 nüsha halinde hazırlamalısınız.
(Bölüm temsilcisi ve fakülte koordinatörü tarafından imzalanacaktır. İmzalar
tamamlandıktan sonra bu belgenin bir nüshası ofise teslim edilecek, diğer nüshanın
ilgili fakültenin yönetim kurulundan geçmesi ve kararın bir kopyasının Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne iletilmesi
gerekmektedir.)
- İngilizce Transkript:
Üniversitemiz öğrenci bilgi sisteminden temin edilip tek nüsha halinde teslim
edilecektir.
- Diğer: Gideceğiniz
üniversite, yukarıdaki belgelerin haricinde bir belge talep ederse (CV, Niyet
mektubu, konaklama formu, pasaport fotokopisi vs.) o belgeleri de hazırlayıp
teslim etmeniz beklenmektedir. Başvuru esnasında pasaport fotokopisi isteyen
üniversitelere gidecek öğrencilerden 25 yaş üzerinde olanlar[1] Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü web sayfasında yer alan
“Harçsız Pasaport Dilekçesi”ni doldurarak teslim etmeleri gerekmektedir.
4. AŞAMA:
EVRAKLARIN POSTALANMASI
·
Öğrencilerin Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü’ne teslim ettikleri başvuru evrakları, (online başvuru isteyen
üniversiteler hariç) Erasmus uzmanları tarafından taranarak e-posta yoluyla
gidecekleri üniversitelere ve öğrencinin kendisine gönderilir. Öğrencilerin bu
e-postayı aldıktan sonra Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü’ne gelip başvuru evraklarının imzalı birer nüshasını Erasmus
uzmanlarından teslim almaları ve üniversite posta yoluyla orijinal evrak
istiyorsa misafir olacakları üniversiteye postalamaları gerekmektedir. Bu postanın takibi öğrencinin kendisine
aittir.
5. AŞAMA:
DAVET/KABUL MEKTUBU
·
Evrakların postalanmasının ardından karşı
üniversiteden öğrencinin adına düzenlenmiş davet/kabul mektubu beklenir. Bu
mektubun gelmesi biraz zaman alabilir, takibi öğrenciye aittir.
·
Davet/kabul mektubu olmadan öğrenci vize
başvurusu yapamaz. Bazı konsolosluklar bu mektubun ıslak imza ve mühürlü aslını
isterken, bazıları faks veya e-mail çıktısı kabul etmektedirler. Öğrencinin
ilgili konsolosluktan bunu öğrenmesi vize sürecini hızlandırabilmektedir.
6. AŞAMA:
PASAPORT
·
Davet/kabul mektubunun gelmesinin ardından
öğrenci pasaport alabilir. 25 yaş üzerindeki öğrenciler harçsız pasaport
alabilmek için web sayfamızdan temin edebileceği dilekçeyi doldurarak Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim etmelidir. Bu dilekçe karşılığında Erasmus uzmanları elektronik
belge olarak bir yazı hazırlayıp Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na gönderir. Öğrenci,
önce Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na, ardından Kayseri Emniyet Müdürlüğü’ne
giderek gerekli işlemleri yürütür.
·
Harçsız pasaportta öğrenci yalnızca cüzdan
bedelini ödemekle yükümlüdür.
7. AŞAMA:
VİZE
·
Pasaportun ardından gideceğiniz ülkenin
konsolosluğuyla temas kurmalı ve vize almak için hangi belgelerin istendiğini
öğrenmelisiniz. Vize işlemi ve
evrakları, seyahat detayları, bilet işlemleri öğrencinin sorumluluğundadır.
·
Vize için sağlık sigortası istenmektedir. Bunun
için Türkiye’deki çeşitli firmalar ve bankalar farklı fiyatlar vermektedir.
Konsolosluk tarafından vize için istenilen sigortanın içeriği iyice anlaşılıp
ona göre araştırma yapılmalıdır. Ayrıca, SSK’lı olan herkesin SGK genel
Müdürlüğü, Yurt Dışı İşlemleri Bürosundan temin edebileceği AT11 isimli belge, öğrencilerin
Türkiye ile Sosyal Güvenlik Anlaşması olan ülkelerde eğitim için bulundukları
süre içerisinde, Türkiye’deki sağlık güvencelerinin devamlılığını ifade eder ve
bu ülkelerdeki sağlık hizmetlerinden, bu ülkelerin sağlık politikaları kapsamında
yararlanabilmelerini sağlar (diş muayenesi hariç). Öğrencilerin bu konuyu
SGK’dan araştırmaları gerekmektedir.
·
Vizeye başvurmadan önce Dış İlişkiler Ofisi
Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’nden “Confirmation Letter” yani maddi
destek yazısı, öğrencinin hibeli Erasmus öğrencisi olduğunu teyit eden bir
belge alınır. Öğrenci, Kabul Belgesi geldikten
sonra bir kopyasını Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’e
teslim ederek, Confirmation Letter talep eder. Bu belge 3 gün içinde hazırlanıp
öğrenciye teslim edilir.
·
Vize uygulamaları hakkında daha fazla bilgi
için http://www.mfa.gov.tr/sub.tr.mfa?886ee610-cd61-428d-ad71-fd86cfa214bc
8. AŞAMA:
HİBE ÖDEMESİ
·
Öğrenci vizeyi aldıktan sonra kendi adına Euro
hesabı açar. Hesap, Halk bankası veya Ziraat Bankası’ndan açıldığı takdirde
banka SWIFT masrafı almamaktadır. Ancak diğer bankalar masraf alabilmektedirler.
Öğrencinin, hesap açtıracağı bankadan bu konuda bilgi alması gerekir.
·
Hibe
öğrencilerin hesaplarına, Ulusal Ajans’ın üniversitemize ödemeyi yapmasından
sonra yatırılacağı için öğrenciler yurtdışına çıkmadan önce veya yurtdışına
çıktıktan sonra yatırılabilmektedir. Bu nedenle öğrenciler, mağduriyet yaşamamak için, hesap açtırmadan
önce, yurtdışında bulundukları zaman parayı hesaplarından çekip
çekemeyeceklerini ilgili banka ile görüşmelidirler.
·
Öğrenci, hibe ödemesi için gerekli formları Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü’ne teslim ettikten sonra alması gereken toplam hibenin %70’i
ilk ödeme olarak (Ulusal Ajans’ın üniversitemize ödemeyi yapmasından sonra)
bildirdiği Euro hesabına yatırılır.
9. AŞAMA:
DERS DEĞİŞİKLİĞİ
·
Gittiğiniz üniversitede alacağınız derslerde;
dersin açılmaması, kontenjanın dolu olması, vb. nedenlerden dolayı değişiklik
yapmanız gerektiğinde buradaki bölüm Erasmus temsilcinizden öncelikle onay
almanız gerekmektedir. Onay aldıktan sonra
Learning Agreement Değişiklik Sayfasını doldurup karşı kuruma
imzalattıktan sonra mühürlü ve imzalı olarak bölüm Erasmus temsilcinize e-mail
ya da posta yoluyla göndermelisiniz. Belgenin bölümdeki imzaları tamamlandıktan
sonra Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne iletilmesi
gerekmektedir. Bu değişiklik esnasında toplam ECTS kredisinin 30 (+/-2) kredi
olarak korunmasına dikkat edilmelidir. Bu süreci takip etmek öğrencinin
sorumluluğundadır. Aynı şekilde Akademik Tanınma formu da yenilenmelidir.
Güncellenen Akademik Tanınma Formunun ilgili fakültenin yönetim kurulundan geçmesi
ve kararın bir kopyasının Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne
iletilmesi gerekmektedir.
NOT: Öğrenciler kayıt yenileme
döneminde varsa harç tutarını üniversitemize yatırırlar. Gidecekleri
üniversiteye herhangi bir akademik kayıt ücreti ödemezler. Üniversitemizde ders
kaydı yapmayıp bu işlemi Erasmus hareketlilikleri bitip döndükten sonra
yaparlar.
ERASMUS ÖĞRENCİLERİNİN YURTDIŞINA ÇIKMADAN
ÖNCE DOSYALARINDA
BULUNMASI GEREKEN BELGELER
1 |
Application
Form ve varsa ekleri (konaklama formu, cv, niyet mektubu): Öğrenci tarafından 2 nüsha
hazırlanır. Öğrencinin misafir olacağı kuruma yapacağı
Erasmus öğrenci başvuru formudur. Konaklama formu, cv, niyet mektubu gibi
ekler gidilecek kuruma bağlı olarak öğrenciden istenebilir. |
2
|
Learning
Agreement (Öğrenim Anlaşması): Öğrenci ve ilgili bölüm Erasmus temsilcisi
tarafından en az 2 nüsha hazırlanır. Öğrenci
imzalar, bölüm Erasmus temsilcisine ve kurum koordinatörüne imzalatır; Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim eder. Öğrencinin misafir olacağı kurumda alacağı dersleri ve ects kredilerini
içeren belgedir. Öğrenci, ev sahibi kurum ve misafir olunacak kurumun ıslak
imzaları ve mühürler olmalıdır. |
3 |
İngilizce
Transkript (Not Dökümü): Öğrenci, öğrenci işleri sisteminden 1 adet alır. |
4
|
Akademik
Tanınma Formu ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı: Öğrenci ve ilgili
bölüm Erasmus temsilcisi tarafından 3 nüsha hazırlanır. Öğrenci imzalar, bölüm Erasmus temsilcisine ve birim Erasmus
koordinatörüne imzalatır; Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü’ne teslim eder. İmzalar tamamlandıktan sonra bu belgenin
ilgili fakültenin yönetim kurulundan geçmesi ve kararın bir kopyasının Dış
İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne iletilmesi gerekmektedir.) Öğrencinin kendi kurumunda alacağı derslere karşılık misafir olacağı
kurumda alacağı derslerin denkliğini ve kredilerini gösteren belgedir.
Öğrencinin, bölüm Erasmus temsilcisinin ve birim Erasmus koordinatörünün
ıslak imzaları ve mühürler olmalıdır. |
6 |
Üniversite
ile Öğrenci arasındaki sözleşme: Vize çıktıktan sonra doldurulması gereken
belgedir. Öğrenci, iki nüsha hazırlar. Öğrenciler, belgeler ve işlemler
tamamlandıktan sonra vadesiz EURO hesabı açtırmalı, hesap bilgilerini de bu
sözleşme içinde yer alan kısımda bildirmelidirler. Öğrenci tarafından 2 nüsha
hazırlanır. |
7 |
Pasaport
ve vize fotokopisi |
9 |
Davet
Mektubu:
Karşı üniversite tarafından hazırlanarak gönderilen davet mektubudur.
Öğrenci, gelen davet mektubunun bir kopyasını Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı
/ Erasmus Koordinatörlüğü Başkanlığı’na teslim eder. Siz evraklarınızı postaladıktan sonra misafir
olacağınız üniversiteden Kabul Belgeniz/Davet Mektubunuz (Acceptance
Letter/Invitation Letter)
gelir, hangi tarihler arasında davet edildiğinizi gösteren
belgedir. Bazı üniversiteler kabul mektubunu direkt öğrenciye
gönderebilmektedir. Böyle bir durum söz konusuysa öğrencinin kabul mektubunun
bir kopyasını Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne
bırakması gerekmektedir. Kabul mektubunun gideceğiniz üniversiteden gelmesi
zaman alabilir. |
PASAPORT VE VİZEYE
BAŞVURMADAN ÖNCE DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ BAŞKANLIĞI’NDAN ALINACAK BELGELER
Not: |
Pasaport
ve vize işlemlerine misafir olunacak kurumdan “davet mektubu” geldikten sonra
başvurulmalıdır. |
1
|
Harçsız Öğrenci Pasaportu için Dilekçe: 25 yaş üzeri
öğrenciler için. Vize işlemlerine başlamadan önce, pasaportunuz yok ise çıkartınız,
var ise süresinin yeterli olup olmadığını kontrol ediniz. Harçsız Öğrenci
Pasaportu çıkartmak için Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü’nden dilekçeyle önceden talepte bulunmak gerekir. Pasaportu
aldıktan sonra fotokopisini Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü’ne bırakınız. |
2 |
Confirmation
Letter: Öğrenci, Kabul Belgesi geldikten sonra vizeye
başvurmadan önce Teyit Belgesini (Confirmation Letter- Erasmus hibesi
alacağınıza dair resmi bir belgedir) Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus
Koordinatörlüğü’nden talep edebilir. Bu belge, Erasmus öğrencisi olduğunu ve
hibe alacağını teyit eder. Kabul Mektubunuz ve Teyit Belgeniz elinize
geçtikten ve ilgili konsolosluğun istediği diğer evrakları tamamladıktan sonra
derhal vize için ilgili konsolosluğa başvurunuz. |
ERASMUS ÖĞRENCİLERİNİN
YURTDIŞINDAN DÖNDÜKTEN SONRA DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ’NE TESLİM ETMESİ GEREKEN
BELGELER
1 |
Transcript of Records (İngilizce Transkript): Misafir olduğunuz
kurum tarafından hazırlanır, aldığını derslerin not karışığı yer almalıdır. Mümkünse ıslak imzalı ve mühürlü olmalıdır. |
2 |
Certificate
of Attendance (Katılım Sertifikası): Erasmus programına katıldığınız tarihleri
gösteren bir sertifika olup, misafir olduğunuz kurum tarafından hazırlanır, mümkünse
ıslak imzalı ve mühürlü olmalıdır. |
3 |
Nihai
Rapor Formu: Faaliyetle
ilgili online bir rapordur, öğrenci dönüş belgelerini Erasmus uzmanına
eksiksiz teslim ettikten sonra online rapor için davet e-maili alır ve
e-mailde belirtilen süre içerisinde bu raporu doldurması gerekir. |
5 |
İntibak Raporu ve Yönetim
Kurulu Kararı fotokopisi |
Not:
HAREKETLİLİK
ÖNCESİ VE SONRASI ÖĞRENCİ, OLS sınavına girmekle yükümlüdür.
Sınav hakkında
detaylı bilgi süreç içinde paylaşılacaktır.
Öğrencinin kalan
hibe ödemesi (%30’luk kısım) hareketlilik tamamlandıktan sonra tüm evraklar
ofise teslim edilince dosyanın kapanacağı sırada yapılır.
[1] Harçsız pasaport almak için
25 yaşını geçmiş öğrenciler harçsız
pasaport dilekçesi (web sitemizde formlar ve dökumanlar sekmesinden temin
edilebilir) doldurup ofisimize başvurabilir.
25 yaşını geçmemiş öğrenciler "e-devlet" sisteminden öğrenci belgesi alarak
Emniyet Müdürlüğü'ne gitmesi ve pasaport için başvurması yeterlidir. Emniyet
Müdürlüğü'ne giderken 2 adet biyometrik fotoğraf ve pasaport defter bedelini
anlaşmalı bankalardan birine yatırıp dekontunu yanınıza alınız.
GİTMEDEN ÖNCE HAZIRLANMASI GEREKEN BELGELER |
BU BELGELERİ KİM, KAÇ NÜSHA HAZIRLAR? |
||
1 |
Application Form ve varsa ekleri (CV,
motivation letter, accommodation form, dil belgesi..) |
Öğrenci |
2 adet |
2 |
LA (Learning Agreement) |
Bölüm Erasmus temsilcisi ve öğrenci |
2 adet |
3 |
Akademik Tanınma Formu ve Fakülte
Yönetim Kurul Kararı Kopyası |
Bölüm Erasmus temsilcisi ve öğrenci |
3 adet |
4 |
İngilizce Transkript |
OBİSİS / Öğrenci işleri Merkezi |
1 adet |
5 |
Davet Mektubu |
Misafir olunan kurum |
1 adet |
6 |
Pasaport ve Vize fotokopisi |
Öğrenci |
1 adet |
7 |
Confirmation Letter |
Dış İlişkiler Ofisi |
1 adet |
8 |
Üniversite ile öğrenci arasındaki sözleşme |
Öğrenci |
2 adet |
9 |
Ek IV |
Öğrenci |
2 adet |
10 |
Ek V |
Öğrenci |
2 adet |
11 |
Sağlık sigortası fotokopisi |
Öğrenci |
1 adet |
12 |
OLS (Online Linguistic Support) ilk sınav |
Öğrenci |
ONLINE |
DÖNÜŞTE GETİRİLMESİ GEREKEN BELGELER |
BU BELGELERİ KİM, KAÇ NÜSHA HAZIRLAR? |
||
1 |
ToR (Transcript of Records-İngilizce
Transkript) |
Misafir olunan kurum |
1 adet |
2 |
Certificate of Attendance (Katılım
Sertifikası) |
Misafir olunan kurum |
1 adet |
3 |
Learning Agreement ve LA Changes
(imzalar tamamlanmış olarak) |
Misafir olunan kurum & Öğrenci |
1 adet |
4 |
OLS (Online Linguistic Support) ikinci sınav |
Öğrenci |
ONLINE |
5 |
Online Rapor Formu (Mobility Tool) |
Öğrenci |
ONLINE |
6 |
İntibak Raporu ve İlgili Yönetim Kurulu Kararının
Kopyası |
Bölüm Erasmus temsilcisi ve öğrenci |
2 adet |