Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Faaliyeti hakkında detaylı bilgi almak için tıklayınız…

1. Öğrenci Öğrenim Hareketliliği

Bu hareketlilik faaliyeti, Yükseköğretim Erasmus Beyannamesi ve Yükseköğretim kurumunun var olan kurumlar arası anlaşmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.

Faaliyet, yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin, öğreniminin bir bölümünü kurumlar arası anlaşma ile ortak olunan yurtdışındaki yükseköğretim kurumunda gerçekleştirmesinden ibarettir. Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli olmak üzere aynı akademik yıl içerisinde tamamlanabilecek 3 ilâ 12 ay arasında bir süre (1, 2 veya bazı ülkelerin sistemlerine göre 3 dönem) olabilir. Öğrenim kademesi ön lisans/lisans, yüksek lisans ve doktora düzeylerini ifade eder.

Ön lisans ve lisans programlarının birinci sınıfında okuyan öğrenciler ve mezun olmuş öğrenciler öğrenim hareketliliği faaliyetinden yararlanamaz.

Faaliyete katılacak öğrencilerin tam zamanlı öğrenciler olması gerekir. Öğrencilerin diploma/derecelerinin gerektirdiği çalışmaları yurtdışında yapmak üzere, bir tam akademik yıl için 60 AKTS; iki dönemlik akademik yılda bir dönem için 30 AKTS kredisine denk gelen programı takip etmek üzere gönderilmesi beklenir. Takip edilen programda başarılı olunan kredilere tam akademik tanınma sağlanır; başarısız olunan krediler ev sahibi kurumda tekrar edilir.

2. Kayıt Donduran Öğrencilerin Durumu

Kayıt donduran öğrenciler hareketlilikten yararlanamaz.

3. Süreler

3.1. Tek Faaliyet İçin Asgarî ve Azamî Süreler

Faaliyetler, Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen asgarî ve azamî sürelere uygun olarak gerçekleştirilir.

- Öğrenim hareketliliğinde asgarî süre 3 tam aydır.

- Faaliyet süresinin kesintisiz gerçekleştirilmesi gerekir. Öğrenim hareketliliğinde dönem araları (sömestr tatilleri) ve resmi tatiller, kesinti olarak kabul edilmez.

Mücbir sebeplerle[1] faaliyete ara verilmesi halinde, mücbir sebebin belgelendirilebilmesi şartıyla, asgari sürenin tamamlanamadığı faaliyetler kabul edilir ve kalınan süre karşılığı hibe verilir.

Mücbir sebepler dışında asgari süre tamamlanmadan öğrencilerin geri dönmesi halinde, faaliyet geçersiz sayılır ve hibe ödenmez.

3.2. Toplam Faaliyet Süresi Sınırı

Bir öğrencinin aynı öğrenim kademesi içerisinde (lisans, yüksek lisans, doktora), varsa Hayatboyu Öğrenme Programı döneminde yapılan öğrenci hareketliliği süresi ile Erasmus+ döneminde yapılan öğrenci hareketliliği süreleri, toplamda 12 ayı geçemez. Hibe verilmese dahi aynı öğrenim kademesi içerisinde yapılan öğrenci hareketliliği faaliyetlerinin toplam süresinin 12 ayı geçmeyecek şekilde planlanması gerekir.

Öğrenci mevcut öğrenim kademesindeki eğitimini tamamlayıp yeni bir öğrenim kademesine geçtiğinde (örneğin lisans eğitimi tamamlanıp yüksek lisans eğitimine başlandığında), yeni öğretim kademesinde tekrar en fazla 12 aya kadar hareketlilik gerçekleştirmesi mümkün olur.

Böylelikle her bir öğrenim kademesinde en fazla 12 aya kadar olmak üzere, aynı kişinin en fazla 36 aya kadar hareketlilik gerçekleştirmesi mümkündür.

Öğrenim hareketliliği faaliyetlerinin, mesleki deneyim elde edilecek staj faaliyeti içerecek şekilde (eşzamanlı veya takiben) gerçekleştirilmesi mümkündür. Stajı da içeren bu faaliyet asgari 3 ay sürmeli ve öğrenim hareketliliği üzerinden hibelendirilmelidir.

İki kademenin birleşik olduğu programlar (bütünleşik doktora gibi) ile 2 kademenin tek bir kademe içerisinde tamamlandığı (tıp eğitimi gibi) yükseköğretim programlarında toplam faaliyet süresi en fazla 24 aydır.

4. Hareketliliğe Katılacak Öğrencilerin Belirlenmesi

4.1. Öğrenci Seçimi

Hareketliliğe katılacak öğrenciler, yükseköğretim kurumu tarafından yapılan seçimle belirlenir. Yükseköğretim kurumu tarafından öğrenci seçim takvimi belirlenir; seçim yapılacağı ilan edilir ve belirlenen son başvuru tarihine kadar başvurular alınır. Yükseköğretim kurumu aynı sözleşme dönemi için birden fazla başvuru dönemi belirleyebilir.

Seçimler, öğrenim ve staj hareketliliği için ayrı ayrı yapılır. Her bir faaliyet için fakülte/bölüm bazında önceden belirlenen kontenjanlar için öğrenci seçimi gerçekleştirilir ve her bölüm için ayrılan asil ve yedek kontenjanlar başvuru ilanında belirtilir. Hibe kontenjanı ilanı, Merkez tarafından yükseköğretim kurumuna tahsis edilen hibe miktarı belirli olmadan önce yapılıyorsa, kontenjanlar tahminî olarak ilan edilir. Seçim, her fakülte/bölüm için kontenjan dâhilinde en yüksek puanı alan öğrencilerin sıralama sonucuna göre yapılır. Puan sıralaması sonrasında yerleştirmeler, yüksek puan alan öğrencilerin yerleşmek istedikleri kurum tercih sıralamaları gözetilerek yapılır.

Bir sözleşme yılında seçilerek hibe tahsis edilen ancak hibe yetersizliğinden veya başka sebeplerle gönderilemeyen öğrenciler, bir sonraki sözleşme yılına “kazanılmış hak” olarak devredilmek suretiyle doğrudan gönderilemezler. Programa katılacak öğrenciler, her sözleşme dönemi için ayrı ayrı seçim için gereken tüm şartları sağlayarak değerlendirilir ve seçilirler. Mücbir sebeple asgari süre tamamlanmadan geri dönülmesi durumunda bu kural uygulanmaz.

4.2. Seçim Şartları ve Seçimde Kullanılan Belgeler

4.2.1. Asgari Şartlar

Faaliyete katılabilmek için öğrencilerin öncelikle aşağıdaki asgari şartları sağlamaları gerekmektedir:

1- Öğrencinin yükseköğretim kurumu bünyesinde örgün eğitim kademelerinin herhangi birinde (birinci, ikinci veya üçüncü kademe)[2] bir yükseköğretim programına kayıtlı, tam zamanlı öğrenci olması,

2- a) Birinci kademe öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının en az 2.20/4.00 olması,

b) İkinci ve üçüncü kademe öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının en az 2.50/4.00 olması,

3- Öğrenim hareketliliği için yeterli sayıda ECTS kredi yükü olması[3],

4- Mevcut öğrenim kademesi içerisinde Erasmus+ ve Hayatboyu Öğrenme (LLP) döneminde yükseköğretim hareketliliği faaliyetlerinden[4] yararlanmışsa, yeni faaliyetle beraber toplam sürenin 12 ayı geçmemesi.

4.2.2 Seçim Ölçütleri

Öğrenci seçimleri, asgari şartları sağlayarak başvuruda bulunan öğrenciler arasından, Merkez tarafından ilan edilen değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklı puanları dikkate alınarak puanların en yüksekten aşağıya doğru sıralanmasıyla gerçekleştirilir.

Akademik başarı ve yabancı dil sonucu ortalamasına ilave olarak; aynı öğrenim kademesi içerisinde daha önce Hayatboyu Öğrenme Programı veya Erasmus+ kapsamında öğrenim veya staj hareketliliğinden yararlanmış öğrencilerin akademik başarı ve yabancı dil puanı toplamı hesaplanırken, daha önce yararlanılan her bir faaliyet için (öğrenim-staj ayrımı yapılmaksızın) 10’ar puan azaltma uygulanır.

Hareketlilik başvurularını değerlendirmede kullanılacak değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklı puanlar şunlardır:

Akademik başarı düzeyi
%50 (toplam 100 puan üzerinden)
Dil seviyesi%50 (toplam 100 puan üzerinden)
Şehit ve gazi çocuklarına+15 puan
Şehit ve gazi çocuklarına+15 puan
Engelli öğrencilere (engelliliğin belgelenmesi kaydıyla)+10 puan
2828 Sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu Kapsamında haklarında korunma, bakım veya barınma kararı alınmış öğrencilere+10 puan
Daha önce yararlanma (hibeli veya hibesiz)-10 puan
Vatandaşı olunan ülkede hareketliliğe katılma-10 puan
Hareketliliğe seçildiği halde süresinde feragat bildiriminde bulunmaksızın hareketliliğe katılmama-10 puan
İki hareketlilik türüne birden aynı anda başvurma (öğrencinin tercih ettiği hareketlilik türüne azaltma uygulanır)-10 puan
Hareketliliğe seçilen öğrenciler için: Yükseköğretim kurumu tarafından hareketlilikle ilgili olarak düzenlenen toplantılara/eğitimlere mazeretsiz katılmama (öğrencinin Erasmus’a tekrar başvurması halinde uygulanır)-5 puan
Dil sınavına gireceğini beyan edip mazeretsiz girmeme ( öğrencinin Erasmus’a tekrar başvurması halinde uygulanır)-5 puan
Tablo-1 Seçim Ölçütleri ve Ağırlıklı Puan Tablosu

Daha önce yararlanma durumunda “-10 puan” uygulanması, önceki öğrenim kademesinde gerçekleştirilen veya yükseköğrenim öğrenci/staj hareketliği dışındaki hareketlilikler için uygulanmaz. Hareketlilik gerçekleştirmiş bir öğrencinin aynı öğrenim kademesi içerisinde tekrar başvurması halinde uygulanır.

Aynı öğrenim kademesi içerisinde daha önceki bir seçim döneminde seçilmiş, fakat mücbir bir sebebe dayanmaksızın, faaliyetini gerçekleştirmemiş öğrenciler için, hak kazanmış olunmasına rağmen, faaliyetin gerçekleştirilmediği her faaliyet için “-10 puan” azaltma uygulanır. Yükseköğretim kurumunun vazgeçişleri öngörerek öğrencilere vazgeçtiklerini bildirmeleri için bir süre tanımaları ve öğrencilerin bu süre içerisinde vazgeçtiklerini bildirmeleri halinde puan azaltma uygulanmaz.

Yükseköğretim kurumunun öğrenim ve staj hareketliliği seçimlerini aynı başvuru ve değerlendirme süreci içerisinde gerçekleştirmesi halinde; daha önce hareketlilikten faydalanmayan bir öğrencinin hem öğrenim, hem staj faaliyetine aynı zamanda başvurması durumunda, “-10 puan” azaltmanın hangi faaliyette uygulanacağı öğrencinin tercihine bırakılır. Bu durumda öğrenciden hangi faaliyette azaltma uygulanmasını tercih ettiğine yönelik bir dilekçe alınır. Daha önce hareketlilikten faydalanmış bir öğrencinin hem öğrenim, hem staj faaliyetine aynı zamanda başvurması durumunda, daha önce faydalandığı hareketlilik türünden “-10” puan, başvurduğu ikinci hareketlilik türünden ise “-20” puan azaltma uygulanır. Azaltmalar öğrencinin toplam puanı üzerinden yapılır. Çift anadalda öğrenim gören öğrenciler aynı başvuru döneminde sadece bir anadaldan hareketliliğe başvurabilirler.

Öğrencilerin puan sıralaması, bölüm veya fakültelere ayrılan kontenjanlara göre ilgili bölüm/fakülte içerisinde yapılır.

4.2.3 Not Dökümü

Öğrencinin not ortalamasının başvuru aşamasında asgari şartları sağlaması gerekir. Not ortalamasının tespitinde öğrencinin almış olduğu en son transkript kullanılır. Öğrencisi olunan (seçimlerin yapıldığı) yükseköğretim kurumu tarafından verilen güncel transkriptin kullanılması esas olmakla birlikte, yüksek lisans ve doktora düzeyinde ilk dönem başvuran ve henüz seçim yapılan yükseköğretim kurumunda transkripti oluşmamış öğrenciler için bir önceki yükseköğretim kademesinde alınan mezuniyet notu kullanılır. Benzer şekilde, yatay veya dikey geçişle başka bir yükseköğretim kurumundan geçiş yapmış ve henüz seçim yapılan yükseköğretim kurumunda bir not ortalaması oluşmamış öğrenciler için geldikleri yükseköğretim kurumundan aldıkları son transkriptte yer alan not ortalamaları dikkate alınır. Eczacılık, Tıp veya Diş Hekimliği fakültelerinden mezun olarak merkezi sınavlarla (TUS, DUS, EUS) bir yükseköğretim kurumuna yerleştirilerek uzmanlık eğitimine devam eden kişiler, ilgili yükseköğretim kurumunun kayıtlı öğrencisi statüsünü taşımıyorlarsa Erasmus öğrenci hareketliliğinden yararlanamazlar.

4.2.4 Yabancı Dil

Yükseköğretim kurumları, başvuran bütün öğrencilere eşit uygulanabilir bir yabancı dil düzeyi belirleme ölçütü oluşturmalıdır.

Sınav sonuçlarının değerlendirilmesinde, varsa, konuşma düzeyini tespit eden sınav sonucunun toplam yabancı dil sınav sonucuna etkisi %25’ten fazla olamaz.

Sınava katılacak öğrenci sayısını belirleyebilmek ve sınav düzenlenmesine ilişkin masraflara ayrılan kaynakların israfını engellemek üzere sınava başvurup da mücbir bir sebep olmaksızın katılmayan öğrencilerden, yükseköğrenim kapsamındaki herhangi bir hareketliliğe tekrar başvurmaları halinde, ağırlıklı seçim puanlarından “-5 puan” düşürülebilir. Mazeretsiz yabancı dil sınavına katılmama durumunda öğrenci için yapılan harcamalar için öğrenciye rücu edilebilir.

Yabancı Dil Barajı Uygulaması:

Yükseköğretim kurumu, kendi öncelikleri çerçevesinde, öğrenci seçiminde asgari bir yabancı dil düzeyi belirleyebilir ve asgari düzeyi (baraj) geçemeyen öğrencileri göndermeyebilir. Baraj uygulaması, aşağıdaki şekillerde gerçekleştirilmektedir:

- Sözlü sınava girebilmek üzere yazılı sınavdan asgari not alınması,

- Seçilebilmek için toplam yabancı dil sınav sonucunun asgari düzeyde olması.

4.3. Başvuru İlanı

Öğrenim hareketliliği için kurumlar arası anlaşmalar ve kontenjan sayıları Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü internet sayfasında ilan edilir.

Başvuruların başladığı, internet sayfası üzerinden ilan edilerek duyurulur ve başvuru çağrısı yapılır.

Öğrenim hareketliliğinde ortak olunan yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim dili, öğrencilerin derslere katılım sağlamaları ve akademik çalışmalarını yerine getirebilmeleri için önemlidir. Öğrencilerin gittikleri kurumda hangi dilde öğrenim görecekleri, akademik takvim, konaklama vb. konuları araştırmaları gerekmektedir.

4.4. Başvuru

Programa başvurmak isteyen tüm öğrencilerin başvuruları alınır; hiçbir öğrencinin başvuruda bulunması engellenemez. Başvuran öğrencilerin başvuruları yükseköğretim kurumu tarafından kayıt altına alınır ve başvurular tamamlandıktan sonra “uygunluk kontrolü” (eligibility check) aşamasından geçer.

Uygulama El Kitabı’nda belirtilen uygunluk şartlarının yer aldığı bu formda “uygun olmayan” gruba giren öğrencilere durumları, sebepleriyle birlikte yazılı olarak bildirilir.

4.5. Seçim Kararı

Öğrenci seçiminin rektörlükçe resmi görevlendirme ile görevlendirilmiş, en az üç asıl ve yeteri kadar yedek üyeden oluşan bir komisyon tarafından yapılması gerekir.

4.6. Seçim Sonuçlarının İlanı

Seçim sonuçları, başvuran bütün öğrencilerin, değerlendirmeye tabi tutulan bütün alanlarda aldıkları puanları içerecek şekilde Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü internet sayfasında yayımlanır.

4.7. Seçim Sonuçlarına İtiraz

Yükseköğretim kurumu, seçim sonuçlarına itirazı olan öğrencilerin itirazlarını bildirebilecekleri resmi bir süreç belirler ve ilan eder.

5. Seçim Sonrası Süreç

Öğrencilerin kendi yükseköğretim kurumlarında seçildikten sonra faaliyeti gerçekleştirebilmeleri için gidecekleri kurumlardan da kabul almaları gerekir. Öğrencilerin başvurularının akabinde kabul alamamalarından yükseköğretim kurumu sorumlu tutulamaz.

Öğrencinin yurtdışına çıkış işlemleri, yurtdışında kalınacak yer temin edilmesi, pasaport ve vize işlemleri öğrencinin sorumluluğundadır. Yükseköğretim kurumunun belirtilen konularda öğrencilerine destek ve yardımcı olması beklenir.

6. Hibe Desteği, Süre ve Hibe Hesaplamaları

6.1. Gidilen Ülkelere Göre Aylık Hibe Miktarları

Öğrencilere yurtdışında geçirdikleri faaliyet süreleri boyunca yurtdışında olmalarından kaynaklanan ilave masraflarına yardımcı olmak üzere hibe verilmektedir. Hibeler, öğrencilerin faaliyetle ilgili masraflarının tamamını karşılamaya yönelik değil, yalnızca katkı niteliğindedir.

Öğrenci hareketliliği faaliyetlerinin gerçekleştirilebileceği ülkeler hayat standardı düzeylerine göre 3 gruba ayrılmış ve ülke grupları için aylık öğrenim hibeleri belirlenmiştir. Ülke grupları ve bu ülkelere gidecek öğrencilere verilecek aylık hibe miktarları aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

Ülke GruplarıHareketlilikte Misafir Olunan ÜlkelerAylık Hibe Öğrenim (Avro)
1. ve 2. Grup Program ÜlkeleriBirleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç, Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan,500
3. Grup Program ÜlkeleriBulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Makedonya, Polonya, Romanya, Sırbistan, Slovakya, Slovenya, Türkiye300

Tablo-2 Ülke gruplarına göre aylık hibe miktarları tablosu

6.1.1 Ekonomik Açıdan İmkânları Kısıtlı Öğrencilere İlave Hibe

Öğrenim hareketliliği (SMS) için seçilen ekonomik açıdan imkânı kısıtlı öğrencilere Tablo-2’de belirtilen aylık hibe miktarlarına ek olarak öğrenim hareketliliği bütçesinden aylık 100 € ilave hibe ödenir. 29.05.1989 tarih ve 3294 Sayılı Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışmayı Teşvik Kanunu’nun 2. Maddesi kapsamında anne veya babasına ya da kendisine muhtaçlık aylığı bağlanan öğrenciler ekonomik açıdan imkânı kısıtlılara yönelik ilave hibe imkânından yararlanırlar. Hareketliliğe seçilen öğrencinin ilave hibeden yararlanmak için Hibe Sözleşmesi imzalanmadan önce Erasmus ofisine başvurarak bağlı bulunduğu Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü’nden alacağı yukarıda belirtilen Kanun kapsamında muhtaçlık aylığı aldığına dair belgeyi ibraz etmesi gereklidir.

6.2. Süre ve Hibe Hesaplamaları

Öğrencilerin faaliyet süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce kabul mektubuna göre tahminî olarak hesaplanır. Kesin faaliyet süresi, katılım sertifikasında bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre hesaplanır[7].

Öğrenciye verilecek hibe “Hareketlilik Aracı (MT+)” kullanılarak hesaplanır.

Hareketlilik aracında başlangıç-bitiş tarihleri girilerek ve varsa kesinti süreleri çıkartılarak hesaplanan faaliyet süresinin, asgarî süreyi karşılaması gerekmektedir. Örneğin; öğrenim hareketliliğinde 2 ay 25 gün sürdüğü hesaplanan bir faaliyet, öğrencinin erken dönmesini zorunlu kılacak bir mücbir sebep yoksa asgarî faaliyet süresi şartına uygun olmadığı için kabul edilmez.

7. Öğrenciye Yapılacak Ödeme

Öğrencilerin ilk ödemeleri, standart öğrenci sözleşmesinde yer aldığı üzere, %70 ile %100 arasında hangi oranda olacağı yükseköğretim kurumu tarafından belirlenen ve tüm öğrenciler için aynı oranda uygulanacak ilk ödeme oranına göre 2 taksitte yapılır. Ödemeler Avro cinsinden yapılır.

İlk ödemeler, sözleşmenin her iki tarafça da imzalanmasını izleyen 30 takvim günü içerisinde yapılır.

Öğrencinin öngörülen hibelendirme süresinden daha kısa süre ile faaliyet gerçekleştirmesi halinde, kesin faaliyet süresi için hesaplanandan daha fazla ilk ödeme yapılmışsa, fazla miktarın öğrenciden iadesi istenir.

Öğrencinin sözleşmesinde belirlenen azamî miktar, öğrenciye verilebilecek en yüksek tutara işaret etmektedir. Faaliyet süresinin öngörülenden daha kısa sürmesi halinde, öğrenciye yapılacak toplam ödeme azamî hibe miktarının altında kalır. Ancak faaliyetin öngörülenden daha uzun sürmesi ve verilecek hibenin sözleşmede belirtilen azami tutardan daha fazla olması söz konusu olduğunda, azamî hibe tutarındaki artış için ek sözleşme düzenlenmelidir.

Faaliyetine başlamış ve ödemesi yapılmış öğrencinin faaliyet süresinin hibeli olarak uzatılması durumunda, azamî hibe miktarının artışına yönelik öğrenci ile imzalanan ek sözleşmeyi takiben, öğrenciye, yenilenen azamî hibe miktarının ilk ödeme oranına göre belirlenen miktara tamamlayacak ödemesi yapılır.

8. Ödemede Kesinti Yapılması

Zorunlu OLS sınavını, gidiş öncesinde ve dönüşte almayan ve katılımcı anketini doldurmayan öğrencilere %5’ten fazla olmamak üzere kesinti yapılabilir.

Öğrencilerin faaliyet süreleri, katılım belgelerinde belirtilen faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre belirlenir; olağan durumda öğrencilerden ek belge istenmez. Ancak, belge üzerindeki faaliyet başlangıç-bitiş tarihinin gerçek tarihleri içermediğinin veya öğrencinin resmî tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın devam etmesi gereken tarihlerde misafir olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrıldığının açıkça bilindiği durumlarda ek araştırma yapılmasına gerek görülmüş ve öğrencinin aralıksız olarak 7 (yedi) takvim gününden (hafta sonu dâhil) fazla süre ile misafir olunan kurumdan ayrıldığı tespit edilmişse, söz konusu ayrı kalınan toplam gün sayısı için hibe ödemesi yapılmaz. Daha önce ödeme yapılmışsa, ödemenin iadesi talep edilir.

Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin (katılım sertifikası, transkript) teslim edilmemesi durumunda hareketlilik geçersiz sayılır ve öğrenciye hibe ödenmez; başlangıçta ödenen hibe tahsil edilir.

Öğrencilerin,

- Yurtdışında bulundukları süre içinde derslerine devam etmedikleri, sınavlarına girmedikleri ve/veya öğrenci olarak yapmakla yükümlü oldukları sorumluluklarını yerine getirmedikleri tespit edildiğinde ve bu durum belgelendirildiğinde,

- Erasmus uzmanları tarafından belirtilen son tarihe kadar dönüş belgelerini Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı/Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim etmediklerinde,

Hibelerinde iade/kesinti yapılabilir.

9. Akademik Tanınma

Yükseköğretim kurumu, yurtdışında geçirilen öğrenim dönemine tam tanınma sağlamakla yükümlüdür. Bu sebeple, ortak olunan kurumların ders içeriklerinin uygunluğunun kontrol edilmesi, yurtdışında geçirilecek dönemin denkliği ve buna bağlı olarak tanınmanın sağlanması için gereklidir.

Öğrencinin öğrenimini tamamlaması için gerekli olmayan araştırma çalışmaları veya tanınma sağlanamayacak faaliyetler kapsamında öğrenim hareketliliği gerçekleştirilmesi uygun değildir.

Öğrenim Hareketliliği: Öğrenim faaliyeti başlamadan önce tanımlanmış ders programı, tüm taraflarca Öğrenim Hareketliliği İçin Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Studies) imzalanması suretiyle yazılı olarak teyit edilir. Buna ek olarak kendi yükseköğretim kurumu için Akademik Tanınma formu da hazırlamalıdır. Çeşitli sebeplerle öğrenim anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin, gidilen yükseköğretim kurumunda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 4 – 7 hafta içerisinde yapılmış olması ve anlaşmanın taraflarınca değişiklik talep edildikten sonra en geç 2 hafta içinde onaylanması gerekir. Yararlanıcı kurum, bu anlaşmada belirtilen derslerden öğrencinin başarılı olması durumunda tam tanınmanın sağlanacağını garanti eder. Akademik tanınmayı garanti etmek üzere, Akademik Tanınma Formunun fakülte/enstitü yönetim kurulundan geçirilmesi gerekmekte, takip edilecek ders programında değişiklik olması halinde Learning Agreement, Akademik Tanınma Formu ve fakülte/enstitü yönetim kurulu kararı güncellenmelidir. Böylelikle tanınma sistematik olarak gerçekleştirilmeli; öğrenci, faaliyeti sona erdikten sonra tanınma hakkını elde etmek üzere akademik veya idari personeli ayrıca ikna etmek zorunda bırakılmamalıdır.

Tam Tanınma şu şekilde gerçekleştirilmelidir: Misafir olunan kurumda alınan ve öğrencinin öğrenim anlaşmasında yer alan derslerin/stajın orijinal isimleri ve kredilerinin transkript ve

Diploma Eki’nde yer alması dipnotlarda açık bir şekilde, öğrencinin Erasmus+ kapsamında hareketlilikten faydalandığının belirtilmesi gerekmektedir. Ayrıca transkript ve Diploma Eki 6.1’de[8] hangi derslerin Erasmus+ kapsamında ve hangi yükseköğretim kurumunda alındığı anlaşılır bir şekilde gösterilmelidir.

10. Çevrimiçi Dil Desteği (OLS)

10.1. Çevrimiçi Dil Desteğinin Kapsamı

Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır.

Çevrimiçi Dil Desteği, Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe, Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça, İrlandaca, Estonca, Letonca, Litvanyaca, Slovence ve Maltaca dillerinde sunulmaktadır. Yurtdışı hareketlilik faaliyetlerini bu dillerde gerçekleştirecek öğrenciler bu sisteme tâbidir. Ancak bu dillerde faaliyet gerçekleştirecek öğrenciler arasında faaliyet gerçekleştirecekleri dil kendi ana dili olan öğrenciler için çevrimiçi dil desteği uygulanmaz.

Çevrimiçi dil desteği, öğrencilerin girmekle yükümlü olduğu sınavları ve isteğe bağlı çevrimiçi dil kursu desteğini içermektedir:

- Zorunlu Sınavlar:

Öğrenim hareketliliği gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, OLS sistemi üzerinden iki adet sınav olurlar. İlk sınavdan C2 alan katılımcıların ikinci sınava girme zorunlulukları bulunmamaktadır.

Sınav, öğrencinin gittiği kurumda öğrenim faaliyetini gerçekleştireceği dilde yapılır. Birden fazla sayıda faaliyet gerçekleştiren öğrenciler, faaliyetler birbirini takip etse dahi, her faaliyet için ayrıca OLS sınavı alırlar.

Sınavlar öğrencilerin seçilmiş olma durumlarını etkilememektedir. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar, öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınav da zorunludur. Zorunlu olduğu halde bu sınavları almayan öğrencilerin hibelerinde bu El Kitabı’nın II.8. Maddesindeki hükümlere göre kesinti yapılır. Mücbir sebep halleri saklıdır. Zorunlu OLS sınavları hareketliğe seçim aracı olarak kullanılamaz.

Sınav sonuçları yalnızca öğrenci ve öğrenciyi gönderen yükseköğretim kurumu tarafından görülebilir.

- İsteğe Bağlı Dil Kursları:

Dil sınavına girdikten sonra öğrenciler, sınav sonuçlarına göre kendilerini yetersiz bulmaları halinde veya yükseköğretim kurumlarının önerisiyle, faaliyetlerine başlamadan önce kendi isteklerine bağlı olarak çevrimiçi dil kurslarına katılabilirler.

Almanca, İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Felemenkçe ve Portekizce dillerinde sınava girip sınav sonucunda B2 ve üzerinde; Bulgarca, Çekçe, Danca, Yunanca, Hırvatça, Macarca, Lehçe, Romence, Slovakça, Fince ve İsveççe dillerinde sınava girip sınav sonucunda B1 ve üzerinde alan öğrenciler isteklerine bağlı olarak gittikleri ülkenin dilinde çevrimiçi dil kursundan yararlanabilirler. Bu öğrencilere kurs ataması yine yükseköğretim kurumu tarafından yapılır. Hareketlilik başlangıcında aktif hale gelen çevrimiçi dil kurslarına azami 13 ay olmak üzere katılımcılar hareketlilik bitiminden sonra iki ay daha devam edilebilirler.

10.2. Çevrimiçi Dil Sınavları ve Kurslarına Katılım

Öğrencilerin sınav ve dil kursuna katılabilmeleri yükseköğretim kurumları tarafından sağlanmaktadır. Yükseköğretim kurumu gidiş öncesinde ve hareketlilik bitiminde zorunlu sınavları öğrenciye atamakla yükümlüdür. Yükseköğretim kurumu kendisine tahsis edilen sınav haklarını, OLS sistemi vasıtasıyla, her dil için, o dilde faaliyet gerçekleştirecek öğrencilerine tanımlar. Kurs alacak öğrencilere kurs lisanslarını ayrıca tanımlar.

Öğrencilere lisans verme işlemleri öğrencilerin e-posta adreslerinin sisteme girilmesi ile mümkün olur. Öğrenciler, e-posta adreslerine gönderilen web sayfası bağlantısı üzerinden sınavlarını ve kurslarını alırlar.

11. Planlanan Faaliyet Dönemi Tamamlanmadan Dönülmesi

Avrupa Komisyonu tarafından ilan edilen Genel Teklif Çağrısı’nda belirtildiği üzere, öğrenci öğrenim hareketliliği faaliyetleri asgari 3 ay sürer. Asgari süreler mücbir sebepler dışında azaltılamaz. Hareketlilik süresinin asgari sürenin altında olması durumunda söz konusu hareketlilik için hibe ödemesi yapılmaz. Ancak Hareketlilik Aracına bu öğrenci için giriş yapılır.

Öğrencilerin, mücbir sebeplerle (zorunluluk sebepleri, ailevi sebepler, sağlık sebepleri, doğal afet gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrenciye verilir. Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla miktarın iadesi istenir.

12. Faaliyet Süresine Ara Verilmesi

Asgari faaliyet süresi sağlanmadan şahsî bir mücbir sebepten dolayı öğrencinin geri dönmek zorunda kalması halinde, aşağıdaki şartların sağlanması şartıyla öğrencinin faaliyetini tekrar etme imkânı vardır:

- Yeni faaliyet, tamamlanamayan faaliyetle aynı türde olmalıdır.

- Yeni bir öğrenim anlaşması imzalanmalıdır.

- Tamamlanamayan dönem ve telafi için verilen dönem ayrı ayrı raporlanmalıdır.

Asgari faaliyet süresinden daha uzun süre kalan bir öğrencinin şahsî bir mücbir sebepten dolayı geri dönmek zorunda kalması halinde, öğrenciye tamamlayamadığı faaliyetini telafi etmek üzere tekrar gitme imkânı tanınmaz.

Genele etki eden mücbir sebeplerden (gidilen bölgede doğal afet olması, grev yapılması vb.) dolayı öngörülen faaliyet süresini tamamlayamadan dönen öğrencilerin durumları hakkında, Ulusal Ajans ve Avrupa Komisyonu her bir örnek olayı ayrı ayrı inceleyerek, örneğin faaliyetin kabul edilmesi veya tekrar edilmesine imkân tanınmasına yönelik toplu olarak uygulanacak karara varır.

13. Vatandaşı Olunan Ülkeye Gidiş

Program Ülkelerinden birinin vatandaşı olup da, Türkiye’de ikamet eden bir öğrencinin hareketlilik faaliyeti ile vatandaşı olduğu ülkeye gitmesi mümkündür; ancak değerlendirme sürecinde bu öğrencilere bu El Kitabı’nın 4.2.2. Maddesi uyarınca düşük öncelik verilir.

14. Elektronik Belge Kullanılması

Öğrenci ile yükseköğretim kurumu tarafından imzalanan sözleşmenin ıslak imzalı olması gerekmektedir. Bunun dışındaki belgeler için öğrencilerden öncelikle orijinal ıslak imzalı belgeleri sunmaları istenir. Ancak ıslak imzalı belgelerin temin edilemediği durumlarda, gerçek olduğundan emin olunan belgeler (örneğin öğrenci tarafından sunulmakla birlikte ortak kurum yetkilileri tarafından teyit edilen veya doğrudan ortak kurum tarafından gönderilen belgeler) ıslak imzalı olmadan da (fotokopi, pdf ve jpeg gibi elektronik formatlar) kabul edilir.

15. Hibesiz (“0” Hibeli) Öğrenci Olma Durumu

Öğrenciler, istedikleri takdirde hibe almaksızın faaliyetlere katılabilirler.

Hibesiz öğrenciler de diğer başvurularla beraber genel değerlendirmeye tabi tutulur ve hibeli öğrencilerle aynı süreçten geçer. Hibesiz öğrencinin farkı, öğrencinin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması öğrencinin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir.

Değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklarına göre öğrenciler seçildikten sonra, yükseköğretim kurumuna tahsis edilen bütçe kapsamında maddi olarak desteklenemeyen kontenjan kalması halinde, hibe almadan gitmek isteyen öğrenciler arasında ayrıca bir değerlendirme yapılabilir. Burada da tarafsızlık ve şeffaflık kuralları gereği genel değerlendirme ölçüt ve ağırlıkları dikkate alınarak öğrenci seçimi gerçekleştirilir.

Her bir öğrenim kademesinde, hibesiz de olsa 12 aydan fazla hareketlilik gerçekleştirilemez.

16. Akademik Ücretler

Misafir olunan yükseköğretim kurumu, Erasmus+ kapsamında gelen öğrenciden herhangi bir akademik ücret talep edemez. Akademik ücret; öğrenim ücreti, kayıt ücreti, sınav ücreti, laboratuvar ücreti ve kütüphane ücretini kapsar. Ancak sigorta, oturma izni, indirimli ulaşım kartı, akademik malzemelerin fotokopisi, laboratuvar ürünlerinin kullanımı gibi çeşitli materyallerin kullanılması için gerekli ücretler konusunda yükseköğretim kurumunun diğer öğrencileri nasıl ödeme yapıyorsa, aynı miktarda ücret talep edilebilir.

Öğrenciler yurtdışında faaliyet gerçekleştirdikleri süre zarfında kendi yükseköğretim kurumlarına varsa normal olarak ödedikleri harç/öğrenim ücretlerini ödemeye devam ederler. Ders kayıtlarını ise faaliyetleri bitip de kedi yükseköğretim kurumlarına döndükten sonra yaparlar.

17. Ulusal Hibe ve Burslar

Hareketlilik faaliyetine katılan öğrencilerin yurtdışında faaliyetlerini gerçekleştirdikleri süre zarfında, hâlihazırda aldıkları yükseköğretim bursları ve kredileri devam eder. Bu kazanım, öğrencinin yurtdışındaki öğrenim/staj faaliyeti sırasında sonlandırılamaz, kesintiye uğratılamaz ve azaltılamaz.

18. Sigorta Yükümlülükleri

Faaliyetlere katılan öğrencilerin ilgili faaliyet türlerine göre zorunlu olan sigortalarını yaptırmaları gerekmektedir. Yükseköğretim kurumu sigortaların yapıldığını kontrol eder ve yapıldığından emin olur. Hangi sigortaların zorunlu olduğu öğrenci sözleşmesinde belirtilmektedir.

19. Özel İhtiyaç Desteği

Erasmus+ Programı, özel ihtiyaç sahibi kesimin programa katılımını teşvik etmektedir. Özel ihtiyacı olan kişi, ek finansal destek olmadığı takdirde kişisel fiziksel durumu, zihinsel durumu veya sağlık durumu, hareketlilik faaliyetine katılmasına izin vermeyen potansiyel katılımcıdır. Özel ihtiyaç desteği sahibi katılımcı seçildikten sonra, katılımcının ek hibe talebi varsa, yaklaşık ek masrafları belirlenir ve ilave hibe talep edilir.

Başvuru formunda, özel ihtiyaç desteğine niçin ihtiyaç duyulduğunun açıklanması, kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi (örneğin özel ihtiyaç desteği engelliliğe ilişkinse, engelliliğe ve düzeyine ilişkin bilgileri veren doktor raporu (3 aydan eski olmayacak şekilde) veya engellilik kartı fotokopisi, kronik hastalıklar için doktor raporu) gerekir. Forma ayrıca gidilecek yükseköğretim kurumunun misafir edeceği öğrencinin özel ihtiyaç desteğine gereksinim duyan bir katılımcı olduğundan haberdar olduğu bilgisi ve uygun donanıma sahip olduğuna ilişkin taahhüdünü içeren belgeler eklenir. Talep edilen ilave hibe miktarları ve neden ihtiyaç duyulduğu formda istenildiği şekilde detaylıca gösterilmelidir. Talep edilen hibe, özel ihtiyaç desteği sahibi katılımcının faaliyete katılımını mümkün kılma amacıyla doğrudan ilişkili olmalıdır.

Özel İhtiyaç Desteği başvuruları öğrencinin halen almakta bulunduğu diğer mali desteklerle ilgili bilgi vermek ve bunların yurtdışında geçirilecek bir hareketlilik dönemi için niçin yetersiz olduğunu açıklamak zorundadır.

Yükseköğretim kurumları başvuru formlarının doğru ve tam olmasını sağlamakla görevlidir ve öğrencinin ihtiyaçlarını karşılamak üzere gerekli düzenlemeler misafir olunan yükseköğretim kurumu tarafından yapılmalıdır.

Kaynak:

Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından hazırlanan

Erasmus+ Ana Eylem 1: Bireylerin Öğrenme Hareketliliği

Yükseköğretimde Öğrenci ve Personel Hareketliliği

Yükseköğretim Kurumları için El Kitabı

2019 Sözleşme Dönemi

ERCİYES ÜNİVERSİTESİ ERASMUS ÖĞRENCİ REHBERİ

1. AŞAMA: İLETİŞİM

· Erasmus öğrencisi olarak seçildikten sonra, bölümünüzdeki Erasmus temsilciniz ve Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ndeki Erasmus Uzmanı ile iletişim halinde olunuz. Bölüm Erasmus temsilciniz değişim sürecinde sizin akademik danışmanınız olacaktır. Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ndeki Erasmus uzmanları ise idari konularda size destek vereceklerdir. Sizinle haberleşme e-posta aracılığıyla yapılacaktır. E-postanızı ve web sayfamızı (http://erasmus.erciyes.edu.tr/ ) sık sık kontrol ediniz.

· Gideceğiniz üniversitenin web sayfasını dikkatle inceleyiniz. Akademik takvim, eğitim dili, konaklama imkânları, alacağınız derslerin listesi ve ECTS kredileri gibi konularda bilgi edininiz. Web sayfasında ders listesine ve ECTS kredilerine ulaşamazsanız, durumu bölüm Erasmus temsilcinize bildirerek misafir olacağınız kurumla iletişim kurarak ders listesine ulaşmasını isteyebilirsiniz veya kendiniz de doğrudan yazışabilirsiniz. İlgili belgeleri doldurabilmek için bölüm Erasmus temsilciniz ile görüşerek misafir olacağınız kurumda alacağınız dersleri belirleyiniz.

2. AŞAMA: SEÇİLEN ÖĞRENCİLERİN KARŞI ÜNİVERSİTEYE BİLDİRİLMESİ

· Gidecek öğrencilerin kesin listesi Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü web sayfasında yayınlandıktan sonra Erasmus uzmanları karşı üniversitelere, öğrencilerin akademik ve iletişim bilgilerini içeren e-posta gönderir.

· Erasmus uzmanı, aynı e-postanın kopyasını öğrenciye de gönderir. Öğrenci, devam eden süreçte kendisi de karşı kurumla direkt olarak yazışabilir.

3. AŞAMA: EVRAK

Gitmeye hak kazanan öğrencilerin Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ndeki uzmana teslim etmeleri gereken evraklar:

- Application Form: Gideceğiniz üniversitenin web sayfasından temin edip 2 nüsha halinde hazırlamalısınız. (Nüshalardan birisi ofisteki dosyanızda tutulacaktır.) Gideceğiniz üniversite online application alıyorsa bunun çıktısını alıp Erasmus Uzmanınıza teslim etmeniz yeterlidir.

- Learning Agreement: Gideceğiniz üniversitenin web sayfasından temin edip 2 nüsha halinde hazırlamalısınız. (Bölüm temsilcisi tarafından imzalanacaktır.) (Nüshalardan birisi ofisteki dosyanızda tutulacaktır. Yerleştirildiğiniz kurumun kaç nüsha talep ettiğiyle ilgili olarak hazırlık yapmanız beklenir)

- Akademik Tanınma Formu ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı: Erciyes Üniversitesi, Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’nün web sitesinden temin edip 3 nüsha halinde hazırlamalısınız. (Bölüm temsilcisi ve fakülte koordinatörü tarafından imzalanacaktır. İmzalar tamamlandıktan sonra bu belgenin bir nüshası ofise teslim edilecek, diğer nüshanın ilgili fakültenin yönetim kurulundan geçmesi ve kararın bir kopyasının Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne iletilmesi gerekmektedir.)

- İngilizce Transkript: Üniversitemiz öğrenci bilgi sisteminden temin edilip tek nüsha halinde teslim edilecektir.

- Diğer: Gideceğiniz üniversite, yukarıdaki belgelerin haricinde bir belge talep ederse (CV, Niyet mektubu, konaklama formu, pasaport fotokopisi vs.) o belgeleri de hazırlayıp teslim etmeniz beklenmektedir. Başvuru esnasında pasaport fotokopisi isteyen üniversitelere gidecek öğrencilerden 25 yaş üzerinde olanlar[1] Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü web sayfasında yer alan “Harçsız Pasaport Dilekçesi”ni doldurarak teslim etmeleri gerekmektedir.

4. AŞAMA: EVRAKLARIN POSTALANMASI

· Öğrencilerin Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim ettikleri başvuru evrakları, (online başvuru isteyen üniversiteler hariç) Erasmus uzmanları tarafından taranarak e-posta yoluyla gidecekleri üniversitelere ve öğrencinin kendisine gönderilir. Öğrencilerin bu e-postayı aldıktan sonra Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne gelip başvuru evraklarının imzalı birer nüshasını Erasmus uzmanlarından teslim almaları ve üniversite posta yoluyla orijinal evrak istiyorsa misafir olacakları üniversiteye postalamaları gerekmektedir. Bu postanın takibi öğrencinin kendisine aittir.


5. AŞAMA: DAVET/KABUL MEKTUBU

· Evrakların postalanmasının ardından karşı üniversiteden öğrencinin adına düzenlenmiş davet/kabul mektubu beklenir. Bu mektubun gelmesi biraz zaman alabilir, takibi öğrenciye aittir.

· Davet/kabul mektubu olmadan öğrenci vize başvurusu yapamaz. Bazı konsolosluklar bu mektubun ıslak imza ve mühürlü aslını isterken, bazıları faks veya e-mail çıktısı kabul etmektedirler. Öğrencinin ilgili konsolosluktan bunu öğrenmesi vize sürecini hızlandırabilmektedir.

6. AŞAMA: PASAPORT

· Davet/kabul mektubunun gelmesinin ardından öğrenci pasaport alabilir. 25 yaş üzerindeki öğrenciler harçsız pasaport alabilmek için web sayfamızdan temin edebileceği dilekçeyi doldurarak Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim etmelidir.  Bu dilekçe karşılığında Erasmus uzmanları elektronik belge olarak bir yazı hazırlayıp Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na gönderir. Öğrenci, önce Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na, ardından Kayseri Emniyet Müdürlüğü’ne giderek gerekli işlemleri yürütür.

· Harçsız pasaportta öğrenci yalnızca cüzdan bedelini ödemekle yükümlüdür.

7. AŞAMA: VİZE

· Pasaportun ardından gideceğiniz ülkenin konsolosluğuyla temas kurmalı ve vize almak için hangi belgelerin istendiğini öğrenmelisiniz. Vize işlemi ve evrakları, seyahat detayları, bilet işlemleri öğrencinin sorumluluğundadır.

· Vize için sağlık sigortası istenmektedir. Bunun için Türkiye’deki çeşitli firmalar ve bankalar farklı fiyatlar vermektedir. Konsolosluk tarafından vize için istenilen sigortanın içeriği iyice anlaşılıp ona göre araştırma yapılmalıdır. Ayrıca, SSK’lı olan herkesin SGK genel Müdürlüğü, Yurt Dışı İşlemleri Bürosundan temin edebileceği AT11 isimli belge, öğrencilerin Türkiye ile Sosyal Güvenlik Anlaşması olan ülkelerde eğitim için bulundukları süre içerisinde, Türkiye’deki sağlık güvencelerinin devamlılığını ifade eder ve bu ülkelerdeki sağlık hizmetlerinden, bu ülkelerin sağlık politikaları kapsamında yararlanabilmelerini sağlar (diş muayenesi hariç). Öğrencilerin bu konuyu SGK’dan araştırmaları gerekmektedir.

· Vizeye başvurmadan önce Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’nden “Confirmation Letter” yani maddi destek yazısı, öğrencinin hibeli Erasmus öğrencisi olduğunu teyit eden bir belge alınır. Öğrenci, Kabul Belgesi geldikten sonra bir kopyasını Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’e teslim ederek, Confirmation Letter talep eder. Bu belge 3 gün içinde hazırlanıp öğrenciye teslim edilir.

· Vize uygulamaları hakkında daha fazla bilgi için http://www.mfa.gov.tr/sub.tr.mfa?886ee610-cd61-428d-ad71-fd86cfa214bc

8. AŞAMA: HİBE ÖDEMESİ

· Öğrenci vizeyi aldıktan sonra kendi adına Euro hesabı açar. Hesap, Halk bankası veya Ziraat Bankası’ndan açıldığı takdirde banka SWIFT masrafı almamaktadır. Ancak diğer bankalar masraf alabilmektedirler. Öğrencinin, hesap açtıracağı bankadan bu konuda bilgi alması gerekir.

· Hibe öğrencilerin hesaplarına, Ulusal Ajans’ın üniversitemize ödemeyi yapmasından sonra yatırılacağı için öğrenciler yurtdışına çıkmadan önce veya yurtdışına çıktıktan sonra yatırılabilmektedir. Bu nedenle öğrenciler,  mağduriyet yaşamamak için, hesap açtırmadan önce, yurtdışında bulundukları zaman parayı hesaplarından çekip çekemeyeceklerini ilgili banka ile görüşmelidirler.

· Öğrenci, hibe ödemesi için gerekli formları Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim ettikten sonra alması gereken toplam hibenin %70’i ilk ödeme olarak (Ulusal Ajans’ın üniversitemize ödemeyi yapmasından sonra) bildirdiği Euro hesabına yatırılır.

9. AŞAMA: DERS DEĞİŞİKLİĞİ

· Gittiğiniz üniversitede alacağınız derslerde; dersin açılmaması, kontenjanın dolu olması, vb. nedenlerden dolayı değişiklik yapmanız gerektiğinde buradaki bölüm Erasmus temsilcinizden öncelikle onay almanız gerekmektedir. Onay aldıktan sonra  Learning Agreement Değişiklik Sayfasını doldurup karşı kuruma imzalattıktan sonra mühürlü ve imzalı olarak bölüm Erasmus temsilcinize e-mail ya da posta yoluyla göndermelisiniz. Belgenin bölümdeki imzaları tamamlandıktan sonra Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne iletilmesi gerekmektedir. Bu değişiklik esnasında toplam ECTS kredisinin 30 (+/-2) kredi olarak korunmasına dikkat edilmelidir. Bu süreci takip etmek öğrencinin sorumluluğundadır. Aynı şekilde Akademik Tanınma formu da yenilenmelidir. Güncellenen Akademik Tanınma Formunun ilgili fakültenin yönetim kurulundan geçmesi ve kararın bir kopyasının Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne iletilmesi gerekmektedir.

NOT:Öğrenciler kayıt yenileme döneminde varsa harç tutarını üniversitemize yatırırlar. Gidecekleri üniversiteye herhangi bir akademik kayıt ücreti ödemezler. Üniversitemizde ders kaydı yapmayıp bu işlemi Erasmus hareketlilikleri bitip döndükten sonra yaparlar.

ERASMUS ÖĞRENCİLERİNİN YURTDIŞINA ÇIKMADAN ÖNCE DOSYALARINDA

BULUNMASI GEREKEN BELGELER

1Application Form ve varsa ekleri (konaklama formu, cv, niyet mektubu): Öğrenci tarafından 2 nüsha hazırlanır. Öğrencinin misafir olacağı kuruma yapacağı Erasmus öğrenci başvuru formudur. Konaklama formu, cv, niyet mektubu gibi ekler gidilecek kuruma bağlı olarak öğrenciden istenebilir.
2Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması): Öğrenci ve ilgili bölüm Erasmus temsilcisi tarafından en az 2 nüsha hazırlanır. Öğrenci imzalar, bölüm Erasmus temsilcisine ve kurum koordinatörüne imzalatır; Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim eder. Öğrencinin misafir olacağı kurumda alacağı dersleri ve ects kredilerini içeren belgedir. Öğrenci, ev sahibi kurum ve misafir olunacak kurumun ıslak imzaları ve mühürler olmalıdır.
3İngilizce Transkript (Not Dökümü): Öğrenci, öğrenci işleri sisteminden 1 adet alır.
4Akademik Tanınma Formu ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı: Öğrenci ve ilgili bölüm Erasmus temsilcisi tarafından 3 nüsha hazırlanır. Öğrenci imzalar, bölüm Erasmus temsilcisine ve birim Erasmus koordinatörüne imzalatır; Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim eder. İmzalar tamamlandıktan sonra bu belgenin ilgili fakültenin yönetim kurulundan geçmesi ve kararın bir kopyasının Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne iletilmesi gerekmektedir.) Öğrencinin kendi kurumunda alacağı derslere karşılık misafir olacağı kurumda alacağı derslerin denkliğini ve kredilerini gösteren belgedir. Öğrencinin, bölüm Erasmus temsilcisinin ve birim Erasmus koordinatörünün ıslak imzaları ve mühürler olmalıdır.
5Üniversite ile Öğrenci arasındaki sözleşme: Vize çıktıktan sonra doldurulması gereken belgedir. Öğrenci, iki nüsha hazırlar. Öğrenciler, belgeler ve işlemler tamamlandıktan sonra vadesiz EURO hesabı açtırmalı, hesap bilgilerini de bu sözleşme içinde yer alan kısımda bildirmelidirler. Öğrenci tarafından 2 nüsha hazırlanır.
6Pasaport ve vize fotokopisi
7Davet Mektubu: Karşı üniversite tarafından hazırlanarak gönderilen davet mektubudur. Öğrenci, gelen davet mektubunun bir kopyasını Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü Başkanlığı’na teslim eder. Siz evraklarınızı postaladıktan sonra misafir olacağınız üniversiteden Kabul Belgeniz/Davet Mektubunuz (Acceptance Letter/Invitation Letter)  gelir, hangi tarihler arasında davet edildiğinizi gösteren belgedir. Bazı üniversiteler kabul mektubunu direkt öğrenciye gönderebilmektedir. Böyle bir durum söz konusuysa öğrencinin kabul mektubunun bir kopyasını Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne bırakması gerekmektedir. Kabul mektubunun gideceğiniz üniversiteden gelmesi zaman alabilir.

PASAPORT VE VİZEYE BAŞVURMADAN ÖNCE DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ BAŞKANLIĞI’NDAN ALINACAK BELGELER

Not:Pasaport ve vize işlemlerine misafir olunacak kurumdan “davet mektubu” geldikten sonra başvurulmalıdır.
1Harçsız Öğrenci Pasaportu için Dilekçe: 25 yaş üzeri öğrenciler için. Vize işlemlerine başlamadan önce, pasaportunuz yok ise çıkartınız, var ise süresinin yeterli olup olmadığını kontrol ediniz. Harçsız Öğrenci Pasaportu çıkartmak için Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’nden dilekçeyle önceden talepte bulunmak gerekir. Pasaportu aldıktan sonra fotokopisini Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’ne bırakınız.
2Confirmation Letter: Öğrenci, Kabul Belgesi geldikten sonra vizeye başvurmadan önce Teyit Belgesini (Confirmation Letter- Erasmus hibesi alacağınıza dair resmi bir belgedir) Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı / Erasmus Koordinatörlüğü’nden talep edebilir. Bu belge, Erasmus öğrencisi olduğunu ve hibe alacağını teyit eder. Kabul Mektubunuz ve Teyit Belgeniz elinize geçtikten ve ilgili konsolosluğun istediği diğer evrakları tamamladıktan sonra derhal vize için ilgili konsolosluğa başvurunuz.

ERASMUS ÖĞRENCİLERİNİN YURTDIŞINDAN DÖNDÜKTEN SONRA DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ’NE TESLİM ETMESİ GEREKEN BELGELER

1Tran of Records (İngilizce Transkript): Misafir olduğunuz kurum tarafından hazırlanır, aldığını derslerin not karışığı yer almalıdır.  Mümkünse ıslak imzalı ve mühürlü olmalıdır.
2Certificate of Attendance (Katılım Sertifikası): Erasmus programına katıldığınız tarihleri gösteren bir sertifika olup, misafir olduğunuz kurum tarafından hazırlanır, mümkünse ıslak imzalı ve mühürlü olmalıdır.
3Nihai Rapor Formu: Faaliyetle ilgili online bir rapordur, öğrenci dönüş belgelerini Erasmus uzmanına eksiksiz teslim ettikten sonra online rapor için davet e-maili alır ve e-mailde belirtilen süre içerisinde bu raporu doldurması gerekir.
4İntibak Raporu ve Yönetim Kurulu Kararı fotokopisi

Not:HAREKETLİLİK ÖNCESİ VE SONRASI ÖĞRENCİ, OLS sınavına girmekle yükümlüdür.

Sınav hakkında detaylı bilgi süreç içinde paylaşılacaktır.

Öğrencinin kalan hibe ödemesi (%30’luk kısım) hareketlilik tamamlandıktan sonra tüm evraklar ofise teslim edilince dosyanın kapanacağı sırada yapılır.
Web Tasarım Ajansı MEDYATÖR İNTERAKTİF
© 2021  ERCİYES ÜNİVERSİTESİ DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ   Tüm Hakları Saklıdır.